Har du sendt en reklamasjon på e-post, bare for å få svaret: «Kan du sende kvittering?», «Har du bilder?», «Hva er ordrenummeret?» – og så stopper saken opp i flere runder? Det er frustrerende, og ofte helt unødvendig. I denne guiden får du en reklamasjon epost mal du kan kopiere, pluss en anbefalt rekkefølge på vedlegg som gjør det enklere for kundeservice å behandle saken raskt.

Tips før du starter: Når du har kvitteringer samlet ett sted (i stedet for å lete i ulike butikksystemer), går hele prosessen fortere. En tjeneste som https://minekvitteringer.no kan være forskjellen på «finner ikke kjøpsbevis» og «saken er løst i dag».

Problemet: Reklamasjonen blir en pingpong av spørsmål

Det vanligste problemet er ikke at du skriver «feil», men at e-posten mangler én eller flere nøkkelopplysninger. Da må kundeservice be om mer, og saken havner bakerst i køen igjen.

Typiske symptomer

• Du får standardiserte svar med flere oppfølgingsspørsmål.
• Du må lete i e-post, bankapp og butikksystem for å finne kjøpsbevis.
• Du sender vedlegg i «feil» rekkefølge, så saksbehandler overser det viktigste.
• Saken drar ut, selv om feilen er åpenbar.

Hvorfor dette skjer (og hva kundeservice faktisk trenger)

Kundeservice jobber ofte i et saksbehandlingssystem der de raskt må kunne verifisere kjøp, identifisere produktet og dokumentere feilen. For å behandle en reklamasjon effektivt trenger de som regel:

• Hvem du er (navn + telefon, gjerne adresse ved behov).
• Hva du har kjøpt (produktnavn/modell, gjerne artikkelnummer).
• Når og hvor (dato, butikk/nettbutikk).
• Kjøpsbevis (kvittering/ordrebekreftelse) – altså vedlegg kjøpsbevis.
• Hva som er feil (kort, konkret, hva som skjer når du bruker det).
• Hva du ønsker (reparasjon, omlevering, prisavslag, heving – avhenger av saken).
• Dokumentasjon (ofte bilder ved reklamasjon, evt. video).

Hvis du leverer dette strukturert i første e-post, øker sjansen for rask løsning betydelig.

Reklamasjon epost mal (kopier og lim inn)

Under er en kort og effektiv reklamasjon mal du kan bruke. Den er skrevet for å være tydelig, høflig og lett å behandle.

Emnefelt (velg én)

• Reklamasjon: [Produkt] kjøpt [dato] – vedlagt kvittering
• Reklamasjon – feil på [produkt/modell] (ordrenr. [xxx])

Selve e-posten (mal)

Til kundeservice,

Jeg ønsker å reklamere på [produktnavn/modell] kjøpt hos [butikk/nettbutikk] den [dato]. Kjøpsbevis ligger vedlagt.

Feilbeskrivelse (kort):
Produktet [beskriv feilen med 1–3 setninger]. Feilen oppstod [når] og skjer [hver gang/av og til]. Jeg har forsøkt [kort hva du har prøvd, f.eks. reset/annen lader/annen stikkontakt] uten at det løste problemet.

Hva jeg ønsker:
Jeg ber om [reparasjon / omlevering / prisavslag / heving]. Gi gjerne beskjed om videre prosess og om dere trenger at produktet sendes inn eller leveres i butikk.

Vedlegg:
1) Kjøpsbevis/kvittering
2) Bilder av feilen (og evt. serienummer)
3) Ordre-/leveringsinformasjon (hvis relevant)

Kontaktinformasjon:
Navn: [ditt navn]
Telefon: [telefon]
Adresse: [adresse, hvis nødvendig]

Vennlig hilsen
[ditt navn]

Vedleggsrekkefølge som gir raskere behandling

Mange legger ved «alt», men i tilfeldig rekkefølge. Da må saksbehandler lete. Bruk denne rekkefølgen for å gjøre jobben deres enkel:

Anbefalt rekkefølge på vedlegg

• 1) Kvittering/kjøpsbevis (PDF eller tydelig bilde)
  Dette er nøkkelen til å registrere saken. Sørg for at dato, beløp og selger vises.
• 2) Oversiktsbilde av produktet
  Ett bilde som viser hele produktet (hjelper å identifisere modell/variant).
• 3) Nærbilde(r) av feilen
  Typisk bilder ved reklamasjon: sprekk, løs del, feilkode, misfarging, rust, lekkasje osv.
• 4) Bilde av serienummer/etikett (hvis relevant)
  Spesielt nyttig for elektronikk, hvitevarer og verktøy.
• 5) Ordre-/leveringsinfo (nettkjøp)
  Ordrenummer, sporingsinfo eller leveringsdato hvis dette er omstridt.

Filnavn som gjør deg lettere å hjelpe

• Kvittering_[butikk]_[dato].pdf
• Produkt_oversikt.jpg
• Feil_narbilde_1.jpg
• Serienummer.jpg

Dette virker enkelt, men det reduserer misforståelser og gjør at saken kan avgjøres uten ekstra runder.

Mini-sjekkliste før du trykker «send»

• Har du skrevet produkt + kjøpsdato + kjøpssted i første avsnitt?
• Er feilen forklart på maks 3 setninger?
• Har du skrevet hva du ønsker (ikke bare at du er misfornøyd)?
• Er vedlegg kjøpsbevis lagt ved som første vedlegg?
• Er bildene tydelige og relevante (ikke 12 nesten like)?

Når du heller bør bruke et «klagebrev reklamasjon» (litt mer formelt)

En e-post er ofte nok. Men hvis saken har pågått lenge, eller du opplever at du ikke kommer videre, kan du stramme opp tonen litt og skrive mer som et klagebrev reklamasjon. Da kan du:

• Oppsummere tidslinjen (datoer for kjøp, første kontakt, svar).
• Be om tilbakemelding innen en konkret frist (f.eks. 7–10 dager).
• Be om skriftlig begrunnelse hvis de avslår.

Du kan fortsatt bruke malen over – bare legg til en kort «historikk»-seksjon.

Slik forebygger du reklamasjonsstress i 2026: Ha kvitteringen klar på sekunder

Den største tidstyven i reklamasjoner er ofte ikke teksten, men jakten på dokumentasjon. Mange ender med å lete i:

• flere butikk-apper og «Min side»-løsninger
• e-post etter ordrebekreftelser
• banktransaksjoner som ikke viser produkt
• papirkvitteringer som er borte eller uleselige

Med Mine Kvitteringer kan du samle alt på ett sted, slik at reklamasjon blir en 5-minutters jobb: skann papirkvitteringer med OCR (uten manuell inntasting), videresend e-postkvitteringer for automatisk kategorisering, og del kvitteringer med familie eller økonomi ved behov. Og siden du kan logge inn med Vipps, slipper du også passordstyr.

Poenget er enkelt: Når du ikke må lete i 10 forskjellige butikksystemer, kan du sende en komplett reklamasjon på første forsøk – med riktig vedleggsrekkefølge.

Konklusjon: Bruk mal + riktig vedlegg, og få raskere svar

En god reklamasjon handler om å være kort, konkret og komplett: identifiser kjøpet, beskriv feilen, si hva du ønsker – og legg ved dokumentasjonen i riktig rekkefølge. Kopier reklamasjon epost mal-en over, og gjør det enkelt for kundeservice å si ja.

Vil du gjøre reklamasjoner enda enklere fremover? Samle kvitteringene dine ett sted og finn kjøpsbevis på sekunder med https://minekvitteringer.no – så har du alltid dokumentasjonen klar når noe må reklameres på.