Mistet kvittering regnskap: Slik løser du det

Har du mistet en kvittering og lurer på hva det betyr for regnskapet ditt? Du er ikke alene. Hvert år opplever tusenvis av nordmenn det samme problemet, enten det gjelder en arbeidsreise, et bedriftskjøp eller private utgifter du vil trekke fra på skatten. Den gode nyheten er at det finnes løsninger, og at du i mange tilfeller kan dokumentere utgiften på andre måter.

TL;DR: Mistet kvittering i regnskapet

• En mistet kvittering er ikke alltid katastrofalt for regnskapet
• Du kan i mange tilfeller bruke alternativ dokumentasjon som kontoutskrift, e-post eller erstatningskvittering
• Skattemessig fradrag kan gå tapt uten gyldig dokumentasjon
• Digital kvitteringslagring på https://minekvitteringer.no hindrer problemet fra å oppstå

Hva skjer med regnskapet når du mister en kvittering?

En mistet kvittering i regnskapet kan få konsekvenser for både privatpersoner og bedrifter. For bedrifter betyr det at bilagsdokumentasjonen ikke er komplett, noe som kan gi problemer ved revisjon eller kontroll fra Skatteetaten. For privatpersoner kan det bety at du mister retten til fradrag.

I norsk regnskapslovgivning er hovedregelen at alle utgifter skal dokumenteres med et bilag. Uten dokumentasjon kan utgiften avvises.

Hva sier Skatteetaten om manglende bilag?

Skatteetaten krever at alle fradragsberettigede utgifter kan dokumenteres. Dersom du ikke kan fremvise kvittering, risikerer du at fradraget avvises ved en eventuell kontroll. For bedrifter gjelder bokføringsloven, som sier at alle transaksjoner skal ha et tilhørende bilag.

Men det finnes unntak og alternativer. Skatteetaten aksepterer i en del tilfeller annen dokumentasjon som erstatning for den originale kvitteringen, særlig dersom du kan vise til andre spor av kjøpet.

Mistet kvittering regnskap: Alternative løsninger som godtas

Heldigvis er det ikke alltid slik at en manglende kvittering betyr at alt er tapt. Her er de vanligste alternativene du kan bruke:

• Kontoutskrift: En bankutskrift som viser transaksjonen godtas i mange tilfeller som dokumentasjon
• Erstatningskvittering: Ta kontakt med butikken eller leverandøren og be om en kopi
• E-postbekreftelse: Ordrebekreftelser og betalingsbekreftelser på e-post er gyldig dokumentasjon
• Reiseregning med standardsatser: For reiseutgifter finnes det standardiserte satser som ikke krever kvittering
• Egenerklæring: I noen tilfeller kan en skriftlig egenerklæring kombinert med annen dokumentasjon holde for mindre beløp

Slik ber du om en erstatningskvittering

1. Finn frem betalingsbekreftelsen eller kontoutskriften som viser transaksjonen
2. Kontakt butikken eller leverandøren med dato, beløp og hva du kjøpte
3. Be eksplisitt om en kopi av kvitteringen eller en skriftlig bekreftelse
4. Lagre den nye dokumentasjonen digitalt så snart du mottar den

Slik unngår du mistet kvittering i regnskapet fremover

Det beste rådet er å unngå problemet helt fra starten. Med digital kvitteringslagring slipper du å lete gjennom skuffer, lommer og gamle e-poster. Løsninger som Mine Kvitteringer lar deg skanne kvitteringer med mobilen umiddelbart etter kjøp, slik at du aldri mister dem igjen.

OCR-teknologien leser av all informasjon automatisk, og e-postkvitteringer fanges opp og kategoriseres uten at du trenger å gjøre noe manuelt.

Steg-for-steg: Sett opp digital kvitteringslagring

1. Opprett konto: Gå til minekvitteringer.no og logg inn med Vipps. Ingen passord å huske.
2. Skann kvitteringen umiddelbart: Bruk mobilkameraet til å skanne kvitteringen rett etter kjøp. OCR-teknologien registrerer dato, beløp og butikk automatisk.
3. Videresend e-postkvitteringer: Koble til e-postkontoen din for automatisk å fange opp digitale kvitteringer og ordrebekreftelser.
4. Organiser i kategorier: Systemet sorterer automatisk, men du kan justere etter behov for regnskapet.
5. Del med regnskapsfører: Gi økonomiavdelingen eller regnskapsføreren din tilgang på sekunder, uten å sende vedlegg frem og tilbake.

Vanlige spørsmål om mistet kvittering og regnskap

Kan jeg trekke fra utgifter uten kvittering?

I utgangspunktet nei. Skatteetaten og bokføringsloven krever dokumentasjon for alle fradragsberettigede utgifter. Men du kan bruke alternativ dokumentasjon som kontoutskrift, e-postbekreftelse eller erstatningskvittering fra selgeren. For reiseutgifter under visse beløpsgrenser gjelder standardsatser uten krav om kvittering.

Hvor lenge må jeg oppbevare kvitteringer?

For bedrifter sier bokføringsloven at regnskapsmateriale skal oppbevares i minst 5 år. For privatpersoner anbefales det å ta vare på kvitteringer for fradragsberettigede utgifter i minst 3 år etter at skattemeldingen er levert, siden Skatteetaten kan gjennomføre kontroll i denne perioden.

Hva gjør jeg hvis butikken ikke kan sende ny kvittering?

Dokumenter situasjonen skriftlig selv. Skriv ned dato, beløp, hva du kjøpte og hvem du kjøpte det av. Legg ved kontoutskriften som viser betalingen. En slik kombinert dokumentasjon vil i mange tilfeller godtas, særlig for mindre beløp og enkle kjøp.

Konklusjon

En mistet kvittering i regnskapet er et vanlig problem, men det finnes gode løsninger. Med alternativ dokumentasjon som kontoutskrift, e-postbekreftelser og erstatningskvitteringer kan du i mange tilfeller redde fradraget. Det aller beste er likevel å sikre alle kvitteringer digitalt fra første stund, slik at problemet aldri oppstår.

Prøv Mine Kvitteringer gratis og se hvor enkelt det faktisk kan være å ha full kontroll på regnskapet, uten å bekymre deg for tapte kvitteringer igjen.