Mangler du en kvittering i regnskapet kan det skape problemer med fradrag, moms og revisjon. Den gode nyheten er at det finnes lovlige alternativer, og med riktige rutiner unngår du problemet helt.

TL;DR: Dersom du mangler kvittering i regnskapet, godtar Skatteetaten alternativ dokumentasjon som bankutskrift, kredittkortkvittering eller egenerklæring. Dokumentasjonen må vise hva som ble kjøpt, beløp, dato og leverandør.

Mangler kvittering regnskap: Hva sier loven?

I Norge reguleres dokumentasjonskrav av bokføringsloven. Loven krever at alle regnskapsposter har tilstrekkelig dokumentasjon, men åpner for alternativ dokumentasjon dersom originalkvitteringen er tapt eller ødelagt.

Skattemyndighetene forventer at dokumentasjonen din viser:

Hva som ble kjøpt (varer eller tjenester)
Beløp inkludert moms
Dato for kjøpet
Leverandørens navn og organisasjonsnummer

Hvem er ansvarlig for bilagene?

Ansvaret ligger hos den som fører regnskapet. Enten du driver enkeltpersonforetak, aksjeselskap eller håndterer økonomiavdelingen i en større bedrift, er det din plikt å sørge for tilstrekkelig dokumentasjon for hver eneste regnskapspost.

5 løsninger når du mangler kvittering i regnskapet

1. Be om kvitteringskopi fra selger

De fleste butikker og leverandører kan skrive ut en kopi av kvitteringen fra kassasystemet sitt. Ta kontakt så raskt som mulig etter kjøpet. Jo lenger du venter, desto vanskeligere blir det å spore opp transaksjonen.

2. Bruk bankutskrift eller kredittkortkvittering

En bankutskrift viser beløp, dato og mottaker. Dette er i mange tilfeller godkjent som alternativ dokumentasjon. Last ned utskriften fra nettbanken og arkiver den direkte som bilag for den aktuelle posten.

3. Lag en skriftlig egenerklæring

Dersom ingen annen dokumentasjon finnes, kan du lage en egenerklæring. Den bør inneholde dato, beløp, hva som ble kjøpt og en forklaring på hvorfor originalkvitteringen mangler. Signer og dater erklæringen, og legg den ved regnskapsposten.

4. Sjekk e-posten din

Mange nettbutikker og fysiske butikker sender kvittering på e-post automatisk. Søk etter leverandørens navn eller transaksjonsbeløpet i innboksen din. En e-postkvittering er fullt gyldig bilag og kan arkiveres direkte i regnskapet.

5. Innfør et digitalt kvitteringssystem fra dag én

Den beste løsningen er å skanne kvitteringen med det samme du betaler. Med digital kvitteringslagring på Mine Kvitteringer er kvitteringen aldri borte. OCR-teknologien leser av alle detaljer automatisk, slik at du aldri trenger å taste inn data manuelt igjen.

Slik unngår du å mangle kvittering i regnskapet fremover

Gode rutiner er den eneste langsiktige løsningen. Her er de viktigste tiltakene du kan innføre i dag:

Skann kvitteringen med mobilen med det samme du betaler
Videresend e-postkvitteringer til et dedikert arkiv automatisk
Bruk firmakort som gir automatisk transaksjonslogg
Sett av fem minutter hver fredag til å gå gjennom ukens bilag
Del tilgang med regnskapsfører slik at ingenting glipper mellom to stoler

Derfor er digitalt arkiv bedre enn papir

En papirkvittering falmer, rives og forsvinner i bunnen av en handlepose. Et digitalt arkiv er alltid tilgjengelig, søkbart og kan deles med hvem som helst på sekunder. Mine Kvitteringer samler alle kvitteringer på ett sted, uansett om de kommer fra fysisk butikk, netthandel eller e-post.

Tjenesten lar deg også logge inn med Vipps, så det er null passord å huske. Du kan dele tilgang med samboer, familie eller økonomiavdelingen, og du finner alltid riktig kvittering på sekunder med innebygd søk.

Vanlige spørsmål om manglende kvittering i regnskap

Kan jeg få skattefradrag uten kvittering?

Ja, i mange tilfeller. Skatteetaten godtar alternativ dokumentasjon som bankutskrift eller egenerklæring, forutsatt at du kan sannsynliggjøre at utgiften er fradragsberettiget. Det anbefales å kombinere flere dokumenttyper for sterkest mulig dokumentasjon ved en eventuell kontroll.

Hva er konsekvensen av manglende bilag i regnskapet?

Manglende bilag kan føre til avvist momsfradrag, økt skattepliktig inntekt og bøter ved bokettersyn. I alvorlige tilfeller kan det betraktes som brudd på bokføringsloven, noe som kan gi betydelige konsekvenser for bedriften din.

Hvor lenge må kvitteringer oppbevares?

Bokføringsloven krever at regnskapsdokumentasjon oppbevares i minst 5 år. Primærdokumentasjon som bilag og kvitteringer skal oppbevares sikkert og tilgjengelig for kontroll i hele perioden. Med et digitalt arkiv er dette håndtert automatisk.

Oppsummering

Mangler kvittering i regnskap er et vanlig problem med konkrete løsninger. Bankutskrift, egenerklæring eller kopi fra selger kan redde situasjonen når skaden først har skjedd. Men den beste løsningen er alltid å etablere gode rutiner fra start.

Med et digitalt system slipper du å lete og improvisere når regnskapsfristen nærmer seg. Prøv Mine Kvitteringer gratis og hold orden på alle bilag automatisk. Det tar under ett minutt å komme i gang.

Mangler kvittering regnskap: Slik løser du det