Utlegg på jobb er vanlig for både ansatte, konsulenter og selvstendig næringsdrivende – men det er dokumentasjonen som avgjør om du faktisk får tilbake pengene. I denne guiden får du en praktisk oversikt over hva du har krav på, hva en utleggskvittering må inneholde, og hvordan du kan gjøre prosessen enklere med digital lagring via https://minekvitteringer.no.

Hva er en utleggskvittering?

En utleggskvittering er dokumentasjon på at du har lagt ut penger i forbindelse med arbeid eller oppdrag, og at du krever beløpet refundert av arbeidsgiver eller oppdragsgiver. Typiske eksempler er:

Parkering, bom og kollektivtransport
Taxikvitteringer ved tjenestereise
Kontorrekvisita kjøpt på vegne av bedriften
Verktøy eller småinnkjøp til et prosjekt (etter avtale)
Representasjon (for eksempel enkel bevertning i kundemøte) der bedriften har godkjent dette

Hovedpoenget er at kostnaden egentlig tilhører virksomheten, men du har betalt den privat (kort/Vipps/kontant). Da må du ha kvittering og en tydelig utleggsrapport for å få refusjon.

Hva har du krav på når du legger ut for jobben?

Hva du “har krav på” avhenger av avtale og interne rutiner, men det finnes noen gjennomgående prinsipper:

Refusjon for godkjente utlegg: Har du hatt en nødvendig kostnad for arbeid/oppdrag og den er forhåndsgodkjent (eller klart innenfor policy), skal du normalt få beløpet refundert.
Rask behandling når dokumentasjonen er komplett: Mange virksomheter setter frister (f.eks. månedlig innsending). Leverer du sent eller mangelfullt, kan utbetaling forsinkes.
Diiett og reiseregning: Ved reise kan du i tillegg ha rett på diett/godtgjørelse etter bedriftens satser. Dette er ikke det samme som utlegg, men behandles ofte i samme flyt.

For selvstendig næringsdrivende (ENK/AS med eier) er bildet litt annerledes: Du “refunderer” i praksis deg selv fra virksomheten, men du må likevel dokumentere kostnaden korrekt for regnskap, fradrag og eventuell MVA.

Vanlige årsaker til at utlegg blir avvist

Kvitteringen mangler dato, beløp eller selgers navn/organisasjon
Formålet med kjøpet er uklart (ingen kommentar/prosjekt)
Utlegget er utenfor reisepolicy eller ikke forhåndsgodkjent
Kvitteringen er uleselig eller borte
Du har bare bankutskrift, men ikke salgsdokumentasjon

Dokumentasjonskrav: Dette må en utleggskvittering inneholde

For at en kostnad skal kunne bokføres og refunderes, må dokumentasjonen være etterprøvbar. En kvittering/faktura bør normalt vise:

Selger: navn og gjerne organisasjonsnummer
Dato for kjøpet
Hva som er kjøpt (vare/tjeneste)
Beløp og valuta
MVA-spesifikasjon der det er relevant og kreves for fradrag

I tillegg bør du alltid legge ved:

Formål: hvorfor utlegget var nødvendig (f.eks. “parkering kundemøte, Prosjekt X”)
Hvem det gjelder: prosjekt, avdeling eller kunde

Dette er spesielt viktig i 2026 når mange kjøp skjer i apper og kjeder med egne portaler. Hvis du må lete i ti ulike butikksystemer for å finne riktig kvittering, øker risikoen for mangler og tidsbruk dramatisk.

Hvorfor digital kvitteringslagring er smart (og tryggere)

Utlegg håndteres ofte “i farta”: du står i en parkeringsautomat, tar taxi mellom møter eller kjøper noe raskt på vei til en leveranse. Da er det lett å miste papirkvitteringer eller glemme å sende inn.

Med digital kvitteringslagring får du:

Alt på ett sted: i stedet for å logge inn hos hver enkelt butikk/transportør
Raskere innsending: færre avvisninger fordi du får med riktig dokumentasjon
Bedre kontroll ved bokettersyn: du finner frem på sekunder
Deling: enkelt å dele med regnskapsfører eller økonomiansvarlig

En praktisk løsning for dette er Mine Kvitteringer. På https://minekvitteringer.no kan du samle utlegg og andre bilag i én oversikt, slik at både du og økonomi slipper unødvendig leting.

Praktisk flyt for næringsdrivende: Slik håndterer du utlegg riktig

Enten du driver enkeltpersonforetak eller har et AS, er målet det samme: dokumentere kostnaden, få den bokført riktig og sikre at refusjon/oppgjør blir korrekt.

1) Ta vare på kvitteringen med én gang

Ikke vent til slutten av måneden. Ta bilde eller last opp kvitteringen umiddelbart. Da unngår du at blekket falmer eller at kvitteringen forsvinner.

2) Noter formål og prosjekt

En kort kommentar kan være det som gjør at utlegget godkjennes raskt. Eksempler:

“Bomring – serviceoppdrag Kunde A”
“Kontorrekvisita – drift”
“Parkering – møte med regnskapsfører”

3) Skille mellom utlegg, private kjøp og representasjon

Dette er en klassiker i små virksomheter: Du kjøper noe som delvis er privat og delvis jobb. Da bør du enten:

betale separat (to kjøp), eller
tydelig dokumentere hva som er virksomhetens andel

Ved representasjon bør du i tillegg dokumentere hvem du møtte og formålet med møtet. Det gjør det langt enklere å forsvare fradraget ved kontroll.

MVA og fradrag: Hva må du passe på?

For bedrifter som er MVA-registrert, er korrekt kvittering ekstra viktig. Uten tilstrekkelig spesifikasjon kan du risikere å ikke få fradrag for inngående MVA.

Når kan du kreve fradrag for MVA?

Kostnaden må være til bruk i avgiftspliktig virksomhet
Du må ha gyldig salgsdokumentasjon (kvittering/faktura) med MVA oppgitt
Kjøpet må være bokført på riktig konto og periode

Vanlige utlegg med egne regler

Mat og servering: Kan ha begrensninger for fradrag og MVA, spesielt ved representasjon. Dokumenter alltid formål og deltakere.
Persontransport: Kvittering fra taxi/kollektiv bør være tydelig. Ved reise kan også reiseregning være relevant dokumentasjon.
Bil og reise: Skille mellom kjøregodtgjørelse (sats/oppgave) og faktiske utlegg (parkering/bom). Dette bokføres ofte ulikt.

Merk: Regler kan variere med situasjon og virksomhet. Er du usikker, avklar med regnskapsfører – og sørg for at utleggskvitteringen er lett tilgjengelig når spørsmålet kommer.

Slik sparer du tid (og unngår å lete i butikksystemer)

En undervurdert tidskoster er jakten på kvitteringer i etterkant: e-postkvitteringer i ulike innbokser, “min side” hos en kjede, app-kvitteringer i en transporttjeneste og papirlapper i bilen. Når du i tillegg skal sende til økonomi eller regnskapsfører, blir det fort rot.

Med Mine Kvitteringer kan du:

Skann kvitteringer automatisk med OCR, så du slipper manuell inntasting
Videresende e-postkvitteringer for automatisk kategorisering
Dele kvitteringer med familie, samboer eller økonomiavdeling
Logge inn med Vipps – enkelt i en travel hverdag
Søke opp bilag på sekunder når du trenger dokumentasjon

Dette gjør det enklere å holde orden gjennom året, ikke bare når frister nærmer seg.

Konklusjon: Få kontroll på utleggskvitteringer i 2026

En utleggskvittering handler i praksis om to ting: at du får tilbake det du har lagt ut, og at virksomheten har dokumentasjon som tåler kontroll. Når kvitteringer er spredt i mange ulike butikksystemer og innbokser, øker risikoen for feil, mangler og tapt tid.

Vil du gjøre utlegg enklere å håndtere – og samtidig sikre ryddig dokumentasjon for regnskap, fradrag og MVA? Samle kvitteringene digitalt og søkbart på https://minekvitteringer.no.

Utleggskvitteringer på jobb: Hva har du krav på – og hvordan dokumenterer du riktig?