En reiseregning er ofte det som skiller ryddig regnskap fra tidkrevende etterarbeid – spesielt for enkeltpersonforetak og små bedrifter. Når du dokumenterer reiseutgifter riktig, blir både fradrag, MVA og bokføring enklere, og du slipper å lete i ulike butikksystemer for å finne igjen kvitteringer. Med en digital kvitteringsløsning som https://minekvitteringer.no kan du samle alt på ett sted og få kvitteringer tolket automatisk med OCR.

Hva er en reiseregning – og hvorfor er den viktig?

Reiseregningen er dokumentasjonen på kostnader du (eller ansatte) har hatt i forbindelse med en jobbreise. For næringsdrivende er den viktig av tre grunner:

Skattefradrag: Du må kunne sannsynliggjøre at kostnaden er pådratt for å skaffe, vedlikeholde eller sikre inntekt.
MVA: Skal du kreve fradrag for inngående merverdiavgift, må bilaget oppfylle kravene til salgsdokumentasjon.
Kontroll og revisjon: Ved bokettersyn er reisekostnader et typisk område som kontrolleres. God dokumentasjon reduserer risiko for avkortning.

En god tommelfingerregel: Hvis du ikke kan forklare hvorfor reisen var jobbrelevant og hva kostnaden gjelder, er det vanskelig å få fradrag.

Dokumentasjonskrav: Dette bør alltid stå på reiseregningen

For at en reiseregning skal være etterprøvbar, bør du dokumentere mer enn bare beløp. Dette er opplysninger du bør ha med (enten i et reiseregningsskjema eller som notat knyttet til bilagene):

Dato og tidsrom for reisen
Reiserute (fra–til, eventuelle stopp)
Formål (kundemøte, befaring, kurs, leveranse osv.)
Hvem du møtte (navn/bedrift) ved representasjon og møter
Transportmiddel (bil, tog, fly, taxi, kollektivt)
Spesifikasjon av utgifter (overnatting, mat, parkering, bom, billetter)
Valuta og omregning ved utenlandsreiser (kurs/omregningsgrunnlag)

For mange er utfordringen at kvitteringene ligger spredt: en i en app, en i e-post, en i en butikkportal, og en på papir. Da blir reiseregningen fort en jakt. Digital lagring gjør at du kan finne alt igjen på sekunder.

Krav til bilag/kvittering (bokføringsmessig)

Bilaget bør normalt inneholde:

Selgers navn/organisasjonsnummer
Dato
Hva som er kjøpt (tilstrekkelig spesifikasjon)
Beløp og MVA-spesifikasjon der det er relevant

Ved enkelte kjøp (typisk taxi, parkering, enkle kjøp) kan dokumentasjonen være mer begrenset, men jo bedre spesifikasjon, desto tryggere fradrag.

Hva kan du få fradrag for på reiseregning?

Som næringsdrivende kan du normalt få fradrag for kostnader som er relevante og nødvendige for virksomheten. Typiske poster på en reiseregning:

Transport: fly, tog, buss, taxi, leiebil, bompenger, ferge, parkering
Overnatting: hotell, pensjonat (vær oppmerksom på dokumentasjon)
Mat: måltider i forbindelse med reise (regler varierer med type reise og om du bruker satser/utlegg)
Kurs/konferanse: deltakeravgift, nødvendige reiseutgifter
Kommunikasjon: jobbrelatert internett/telefon på reise (dokumenter behov)

Tips: Skriv alltid en kort merknad på bilaget om formålet, f.eks. «Kundemøte – befaring hos X AS» eller «Leveranse – prosjekt Y». Det tar 10 sekunder når du gjør det med én gang, men kan spare deg for mye tid senere.

Representasjon vs. reiseutgifter (viktig skille)

Mat på reise kan være fradragsberettiget som reisekostnad, mens representasjon (typisk bespisning av kunder/forbindelser) har egne regler og ofte begrensninger. Ved representasjon bør du i tillegg dokumentere:

Hvem som deltok (navn/bedrift)
Anledning/formål
Sted

Dette er et område hvor mangelfull dokumentasjon ofte fører til at fradrag reduseres. Legg derfor inn deltakerliste/notat sammen med kvitteringen.

MVA på reiseregning: Når kan du føre fradrag?

MVA-fradrag (inngående merverdiavgift) krever at kjøpet er til bruk i avgiftspliktig virksomhet, og at du har gyldig dokumentasjon. I praksis betyr det:

Du må ha en kvittering/faktura som oppfyller kravene (inkl. MVA-spesifikasjon der det skal være).
Kostnaden må være MVA-pliktig og knyttet til den avgiftspliktige delen av virksomheten.

Noen vanlige «feller»:

Utenlands-MVA: Norsk MVA-fradrag gjelder ikke for utenlandsk MVA. (Det kan finnes refusjonsordninger, men det er et eget løp.)
Overnatting og servering: MVA-håndtering varierer etter type ytelse og dokumentasjon. Sørg for at kvitteringen viser MVA der den skal.
Blandet bruk: Hvis en kostnad er delvis privat, må du fordele og kun føre næringsdelen.

Poenget er ikke å kunne alle detaljer i hodet, men å ha bilagene i orden slik at regnskapsfører (eller du selv) kan føre riktig.

Praktisk oppskrift: Slik lager du en reiseregning som tåler kontroll

1) Samle alt i én strøm (ikke i 10 systemer)

Det største tidstyveriet er som regel ikke bokføringen – det er å finne igjen kvitteringene. Når kvitteringer ligger i ulike butikkapper, e-postinnbokser og portaler, blir reiseregningen unødvendig tung.

Med https://minekvitteringer.no kan du samle papirkvitteringer, e-postkvitteringer og vedlegg på ett sted, slik at du slipper å hoppe mellom leverandørenes egne systemer.

2) Registrer formål og rute mens reisen er fersk

Legg inn et kort notat per reise:

«Kundemøte – tilbudsgjennomgang, Oslo»
«Prosjektbefaring – anlegg, Bergen»
«Kurs – fagdag, Trondheim»

Dette er ofte det Skatteetaten spør etter hvis noe skal avklares.

3) Sjekk at kvitteringene er lesbare og komplette

Utydelige bilder og manglende spesifikasjon skaper problemer. Ta bilde i godt lys, og sørg for at hele kvitteringen er med. En løsning med OCR kan hjelpe deg ved å hente ut beløp, dato og leverandør automatisk, slik at du slipper manuell punching.

4) Skill private og næringsrelaterte kostnader

Har du en reise med både jobb og privat innhold, bør du skille kostnadene tydelig. Eksempel: Hvis du forlenger en jobbreise med en privat helg, er ikke alt automatisk fradragsberettiget. Noter hva som gjelder hva.

5) Del med regnskapsfører/økonomiansvarlig

Hvis du bruker regnskapsfører, sparer du mye tid ved å dele bilag fortløpende i stedet for å sende en stor «kvitteringspakke» på slutten av måneden. Det reduserer også risikoen for feilføringer og manglende bilag.

Eksempel: En enkel reiseregning (mal i punktform)

Reise: Oslo–Drammen–Oslo
Dato: 12.02.2026
Formål: Kundemøte og befaring hos Kunde AS
Deltakere (ved bespisning/representasjon): Ola Nordmann (Kunde AS), Kari Hansen (deg)
Utgifter:
- Tog tur/retur (kvittering vedlagt)
- Taxi til kundelokasjon (kvittering vedlagt)
- Lunsj etter møte (kvittering + notat om deltakere)
Kommentar: Avtalt videre leveranse og oppfølgingsmøte

Med dette nivået av dokumentasjon er det lett å forstå reisens forretningsmessige sammenheng – også et år senere.

Derfor er digital kvitteringslagring smart for reiseregning

Når du reiser, får du ofte kvitteringer i flere formater: papir fra taxi, PDF fra flyselskap, e-post fra hotell og appkvittering fra parkering. Digital kvitteringslagring gir deg:

Alt på ett sted: Slutt på å lete i ulike butikksystemer og innbokser.
Raskere bokføring: OCR henter ut nøkkeldata, så du slipper manuell registrering.
Bedre compliance: Du kan dokumentere formål, koble bilag til reise og dele med regnskapsfører.
Enklere samarbeid: Del kvitteringer med partner, familie eller økonomiavdeling.
Raskt søk: Finn igjen en kvittering på sekunder når du trenger den.

Og ikke minst: Du blir mindre sårbar for at leverandører endrer portaler, innlogging eller lagringstid. Når alt ligger samlet, har du kontroll.

Konklusjon: En ryddig reiseregning sparer tid og gir tryggere fradrag

En god reiseregning handler om struktur: dokumenter formål, rute og deltakere der det er relevant, sørg for komplette bilag, og hold privat og næring adskilt. Da blir både fradrag og MVA-håndtering enklere – og du står sterkere ved en eventuell kontroll.

Vil du gjøre reiseregning og kvitteringshåndtering betydelig raskere i 2026? Samle kvitteringene dine på ett sted, skann automatisk med OCR og finn alt igjen når du trenger det: https://minekvitteringer.no.

Reiseregning i 2026: Slik dokumenterer du reiseutgifter riktig (og slipper kvitteringskaos)