MVA-fradrag kan være en av de mest lønnsomme «gratispengene» for små bedrifter – men det forutsetter at du dokumenterer kjøpene riktig. Mange mister fradrag fordi kvitteringer blir borte, ligger spredt i ulike butikksystemer, eller mangler obligatoriske opplysninger. I denne guiden får du en praktisk gjennomgang av reglene og hvordan du sikrer sporbar dokumentasjon med en digital løsning som https://minekvitteringer.no.

Hva er MVA-fradrag – og hvem kan kreve det?

MVA-fradrag (inngående merverdiavgift) betyr at en MVA-registrert virksomhet kan trekke fra MVA på varer og tjenester som kjøpes til bruk i den avgiftspliktige delen av virksomheten. I praksis betaler du MVA på innkjøp, men får den tilbake (eller motregnet) gjennom MVA-meldingen – så lenge kjøpet er fradragsberettiget og dokumentert.

Grunnvilkår du bør sjekke før du fører fradrag

Virksomheten må være MVA-registrert (typisk når omsetning av avgiftspliktige varer/tjenester passerer registreringsgrensen).
Kjøpet må være til virksomhetens bruk i den avgiftspliktige aktiviteten (ikke privat).
Du må ha gyldig dokumentasjon (faktura/kvittering) som oppfyller bokføringskravene.
MVA må være spesifisert korrekt (sats og beløp), og leverandøren må normalt være en reell næringsdrivende.

Driver du både avgiftspliktig og unntatt virksomhet (for eksempel deler av helsetjenester, undervisning eller finansielle tjenester), kan fradragsretten bli helt eller delvis begrenset. Da blir dokumentasjon og fordeling ekstra viktig.

Dokumentasjonskrav: Dette må en kvittering/faktura inneholde

For å få MVA-fradrag må du kunne dokumentere kjøpet med et bilag som oppfyller kravene til salgsdokumentasjon. I en liten bedrift er det ofte kvitteringer, kortslipper og e-postkvitteringer som skaper trøbbel – særlig når de ligger spredt i «10 forskjellige butikksystemer» eller i innboksen uten struktur.

Obligatoriske opplysninger (typisk krav i praksis)

Selger/leverandør: navn og organisasjonsnummer (ofte med MVA-tillegg når registrert).
Dato for kjøpet/utstedelse.
Hva som er kjøpt: vare-/tjenestebeskrivelse som gir mening ved kontroll.
Beløp: totalbeløp og spesifikasjon av MVA (grunnlag, sats og MVA-beløp).
Bilagsnummer eller annen identifikasjon som sikrer sporbarhet.

Praktisk tips: Betalingsbekreftelse fra bank/kort er som regel ikke nok alene. Den viser at du har betalt, men ikke nødvendigvis hva du har kjøpt eller hvordan MVA er beregnet.

Vanlige feil som gjør at MVA-fradrag ryker

De fleste feil handler ikke om «juks», men om manglende rutiner. Her er typiske årsaker til at små bedrifter får avkortning ved bokettersyn:

Kvitteringen er uleselig (blekner på termopapir) eller mangler sider/linjer.
MVA er ikke spesifisert eller det står bare «inkl. mva» uten beløp og sats.
Privat og næring blandes på samme kvittering uten tydelig markering/fordeling.
Feil MVA-sats føres (for eksempel 25 % når det egentlig er 15 % på næringsmidler, eller omvendt).
Dokumentasjonen finnes, men er ikke gjenfinnbar fordi den ligger i e-post, i en app, i butikkens kundeklubb, i en skoeske – eller i flere systemer samtidig.

Det siste punktet er undervurdert: Selv om du «har kvitteringen et sted», kan den være umulig å finne når regnskapsfører eller Skatteetaten spør. Da blir det i praksis et dokumentasjonsproblem.

Praktiske rutiner for regnskapsføring som faktisk fungerer

Gode rutiner handler om å gjøre det lett å gjøre rett – hver dag. Målet er at hvert kjøp raskt får: (1) dokumentasjon, (2) kategori/konto, (3) MVA-behandling, og (4) sporbar lagring.

1) Fang kvitteringen med én gang

Ta bilde av papirkvitteringer samme dag.
Videresend e-postkvitteringer til ett fast sted (ikke la dem bli liggende i innboksen).
Notér formål ved behov (f.eks. «kundemøte», «verktøy til prosjekt X»).

2) Skill privat og næring (og dokumentér fordeling)

Hvis du må kjøpe både privat og til firma på samme handlekurv, marker linjene som er næring og dokumentér hvordan du har fordelt. Enda bedre: del opp kjøpet i to transaksjoner i kassen. Det sparer deg for tid og diskusjon senere.

3) Kontroller MVA før du bokfører

Se etter at MVA-beløp og sats er oppgitt. Hvis ikke, be om korrekt kvittering/faktura fra leverandør. Dette er spesielt viktig ved:

kjøp fra små leverandører
nettkjøp og markedsplasser
tjenester der MVA kan være unntatt eller omvendt avgiftsplikt

Eksempler på fradragsberettigede kostnader (og typiske begrensninger)

Hva du kan få MVA-fradrag for, avhenger av om kostnaden er til bruk i avgiftspliktig virksomhet. Her er eksempler mange småbedrifter kjenner seg igjen i:

Ofte fradragsberettiget (når brukt i virksomheten)

Kontorrekvisita (blekk, papir, småutstyr)
Programvare og abonnement (SaaS, skylagring, fagverktøy)
Telefon og internett (helst med tydelig bedriftsbruk/fordeling)
Verktøy og driftsutstyr til oppdrag
Markedsføring (annonser, design, trykksaker)

Vær ekstra oppmerksom her

Bil og reise: MVA-behandling varierer med type kostnad (drivstoff, bom, parkering, leasing m.m.) og bruken i virksomheten.
Servering og representasjon: Her er det ofte begrensninger i fradragsrett og strengere krav til dokumentasjon (hvem, hva, hvor, formål). Sørg for notat på bilaget.
Innkjøp til både privat og næring: krever fordeling og god forklaring.

Husk: Skattefradrag (inntektsfradrag) og MVA-fradrag er ikke det samme. En kostnad kan være fradragsberettiget skattemessig, men likevel ha begrenset eller ingen MVA-fradragsrett – og omvendt.

Slik gjør Mine Kvitteringer MVA-fradrag enklere i praksis

Den største tidstyven for selvstendig næringsdrivende er ikke nødvendigvis reglene – men logistikken: kvitteringer som forsvinner, e-postkvitteringer som aldri blir bokført, og dokumentasjon som ligger i ulike butikkapper og portaler. Med https://minekvitteringer.no samler du alt på ett sted, slik at du slipper å lete i butikkenes egne systemer når du trenger bilag til MVA-meldingen eller regnskapsfører.

OCR og AI: Fra kvittering til søkbart bilag

Automatisk skanning (OCR) gjør at nøkkeldata kan hentes fra kvitteringen uten manuell punching.
Videresending av e-postkvitteringer gir struktur på kjøp som ellers blir liggende i innboksen.
Søk på sekunder: finn bilaget ved å søke på leverandør, dato eller beløp når du må dokumentere MVA-fradrag.

Deling og samarbeid: Mindre frem-og-tilbake med regnskapsfører

Mange små bedrifter bruker ekstern regnskapsfører eller har en økonomiansvarlig internt. Når kvitteringer er samlet og delbare, slipper du å sende enkeltbilag på e-post og risikere at noe blir borte. Du kan også dele kvitteringer med familie/samboer dersom dere handler på vegne av virksomheten.

Enklere innlogging med Vipps

Når terskelen for å logge inn er lav (Vipps – ingen passord å huske), blir det også enklere å holde rutinen ved like. Og jevn flyt gjennom måneden er ofte det som skiller «ryddig MVA-fradrag» fra et kaos i slutten av terminen.

Sjekkliste: MVA-fradrag uten stress

Samle alle bilag på ett sted (papir, e-post og PDF).
Sørg for at kvittering/faktura viser leverandør, dato, vare/tjeneste og MVA-spesifikasjon.
Notér formål ved representasjon/reise og ved blandet bruk.
Unngå å stole på butikkportaler og kundeklubber som «arkiv» – de er laget for handel, ikke dokumentasjon.
Gjør bilagene søkbare og delbare før MVA-meldingen skal leveres.

Konklusjon: Riktig dokumentasjon gir tryggere MVA-fradrag

MVA-fradrag handler i bunn og grunn om to ting: fradragsrett og dokumentasjon. Når dokumentasjonen er komplett, leselig og enkel å finne igjen, reduserer du risikoen for feil, sparer tid i regnskapet og står tryggere ved en eventuell kontroll.

Vil du slippe å lete i ulike butikksystemer, e-poster og permer? Samle kvitteringene dine digitalt, skann automatisk med OCR og finn bilag på sekunder med https://minekvitteringer.no – kom i gang på https://minekvitteringer.no.

MVA-fradrag for små bedrifter: Slik dokumenterer du korrekt i 2026