Har du mistet kvittering til regnskapet etter en travel dag, en jobbreise eller et hasteinnkjøp? Det er frustrerende – men i mange tilfeller kan du likevel dokumentere kjøpet på en måte som tilfredsstiller kravene, så lenge bilaget inneholder riktig informasjon og er etterprøvbart. I denne guiden får du konkrete alternativer (bankutskrift, ordrebekreftelse, e-post m.m.), hva du må passe på for fradrag og MVA, og hvordan du kan forebygge problemet med digital lagring i https://minekvitteringer.no.

Hvorfor er kvitteringer så viktige i regnskapet?

For bedrifter og enkeltpersonforetak handler kvitteringer (bilag) om dokumentasjon: Du må kunne vise hva som er kjøpt, fra hvem, når, og at det faktisk er en kostnad i virksomheten. Dette er grunnlaget for korrekt bokføring, skattemessige fradrag og eventuelt MVA-fradrag.

Når du står med manglende kvittering regnskap, er hovedutfordringen at du risikerer:

at kostnaden ikke blir godkjent ved kontroll fordi den ikke er tilstrekkelig dokumentert
at MVA-fradrag blir avvist dersom MVA-dokumentasjonen ikke er god nok
ekstra tid brukt på å hente inn kopi eller bygge alternativ dokumentasjon

Derfor er det smart å ha en rutine som gjør at du slipper å lete i 10 ulike butikksystemer, e-postinnbokser og bankapper hver gang du trenger et bilag.

Hva kreves av et bilag (og hvorfor bankutskrift alene ofte ikke holder)

Et bilag må normalt gjøre transaksjonen sporbar og etterprøvbar. I praksis bør dokumentasjonen vise:

Selger (navn/organisasjon)
Dato for kjøpet/leveringen
Hva som er kjøpt (vare/tjeneste – beskrivelse)
Beløp og valuta
MVA (dersom du skal kreve fradrag): MVA-beløp/sats og at selger er MVA-registrert der det er relevant
Betalingsspor (kobling til betaling, f.eks. korttransaksjon)

En ren banklinje som «KORTKJØP 1234 BUTIKK AS 399,00» sier ofte lite om hva du faktisk kjøpte. Det kan være nok til å vise at en betaling har skjedd, men ikke nødvendigvis nok til å dokumentere fradragsretten.

Mistet kvittering regnskap: 7 alternativer du kan bruke i stedet

Når du mangler original kvittering, er målet å skaffe alternativ dokumentasjon som til sammen gir samme bevisverdi. Her er de mest praktiske alternativene – og når de fungerer.

1) Kopi/duplikat fra leverandør (beste løsning)

Det tryggeste er å be butikken/leverandøren om en kopi av kvittering eller en fakturakopi. Mange kan finne kjøpet via dato, beløp og de siste sifrene på kortet. Dette gir ofte best grunnlag for både kostnadsføring og MVA.

Tips: Be om at dokumentet viser varelinjer (hva som ble kjøpt), ikke bare totalsum.

2) E-postkvittering eller PDF fra nettbutikk

Har du fått kvitteringen på e-post, kan den vanligvis brukes som bilag – spesielt hvis den er en ordentlig kvittering/faktura med selgerinfo, dato, spesifikasjon og MVA. Mange nettbutikker har også en «Min side» der du kan laste ned PDF.

Dette er typisk god dokumentasjon uten kvittering på papir, fordi e-posten ofte inneholder mer detaljer enn en banktransaksjon.

3) Ordrebekreftelse + betalingsbekreftelse (kombinasjon)

En ordrebekreftelse alene kan mangle viktig info (for eksempel endelig beløp eller MVA). Men sammen med betalingsbekreftelse (kortkvittering, bankutskrift, Vipps-kvittering) kan det bli tilstrekkelig.

Ordrebekreftelse: viser hva du bestilte
Betalingsspor: viser at det faktisk ble betalt

Praktisk eksempel: Du kjøper kontorutstyr på nett. Du har ordrebekreftelsen med varelinjer, men mistet PDF-kvitteringen. Legg ved banktransaksjonen som viser beløp og dato, og sørg for at selger og MVA fremgår et sted.

4) Bankutskrift/korttransaksjon (støttedokumentasjon)

Bankutskrift er nyttig, men brukes ofte best som støtte til annen dokumentasjon. Den kan bekrefte dato og beløp, og er særlig relevant ved småkjøp der annen dokumentasjon er vanskelig å skaffe.

Hvis du likevel må bruke bankutskrift som hovedgrunnlag, bør du supplere med en intern forklaring (se punkt 7) og annen sporbar info (for eksempel e-postdialog, skjermbilde av handlekurv eller leveringsbekreftelse).

5) Vipps-kvittering eller betalingsapp

Vipps-kvitteringer kan være gode fordi de ofte viser mottaker og tidspunkt. Men de mangler ofte varelinjer og MVA-spesifikasjon. Bruk derfor Vipps som betalingsspor sammen med ordrebekreftelse, e-post eller leverandørkopia.

6) Frakt- og leveringsdokumenter

For varekjøp kan leveringsbekreftelse, pakkeseddel eller fraktbrev bidra til å dokumentere at varen faktisk ble levert til virksomheten. Dette er sjelden nok alene, men styrker saken når du har bilag uten kvittering og må bygge en komplett dokumentasjonskjede.

7) Intern dokumentasjon (egen erklæring/utgiftsnotat)

Når du ikke får tak i kvittering eller kopi, kan du i noen tilfeller lage et internt bilag/utgiftsnotat som forklarer kjøpet. Dette bør være siste utvei – og må være så konkret som mulig:

hva som ble kjøpt og hvorfor det er relevant for virksomheten
dato, beløp og hvor kjøpet ble gjort
hvem som deltok (f.eks. ved møte/servering)
henvisning til betalingsspor (bank/Vipps)

Viktig: Intern dokumentasjon erstatter ikke alltid kravene for MVA-fradrag. Mangler du MVA-spesifikasjon, kan det være vanskelig å kreve MVA selv om kostnaden kan være fradragsberettiget skattemessig.

MVA og fradrag: hva bør du være ekstra nøye med?

Det er ofte to «nivåer» av risiko når du har bokføring alternativ dokumentasjon:

Kostnadsfradrag i skatt: Du må sannsynliggjøre at kostnaden er reell og knyttet til virksomheten.
MVA-fradrag: Kravene til dokumentasjon er ofte strengere. Du bør kunne dokumentere MVA-beløp/sats og at kjøpet er MVA-pliktig.

Typiske kjøp der kvittering er ekstra viktig:

Representasjon/servering: krever ofte info om formål og deltakere i tillegg til bilag.
Drivstoff og bilkostnader: detaljer kan være viktige, spesielt ved blandet privat/yrkesbruk.
Elektronikk/verktøy: høyere beløp gir høyere dokumentasjonsbehov.

Praktisk tommelfingerregel: Jo høyere beløp og jo mer «kontrollutsatt» kostnad, desto viktigere er det å skaffe leverandørkopia eller en fullverdig e-post/PDF-kvittering.

Praktiske rutiner som hindrer manglende kvittering i 2026

Den mest lønnsomme løsningen er å redusere antall ganger du havner i situasjonen «mistet kvittering regnskap». Her er rutiner som fungerer for mange næringsdrivende:

Ta bilde av papirkvitteringer med en gang (helst samme dag).
Videresend e-postkvitteringer til ett fast sted, så de ikke blir borte i innboksen.
Samle alt i ett system – ikke spredt i ulike butikkapper og portaler.
Del bilag med regnskapsfører/økonomiansvarlig fortløpende.

Med https://minekvitteringer.no kan du lagre kvitteringer på ett sted, skanne automatisk med OCR (slik at du slipper manuell inntasting), og videresende e-postkvitteringer for automatisk sortering. For mange betyr det færre manglende bilag, raskere avstemming og bedre kontroll ved revisjon eller bokettersyn.

Eksempel: Slik sparer et enkeltpersonforetak tid

Du kjøper småting til drift gjennom måneden: parkering, materiell, programvare og reiser. I stedet for å lete i hver enkelt leverandørs «Mine kjøp», kan du:

skanne papirkvitteringer fortløpende
videresende e-postkvitteringer automatisk
søke opp «parkering», leverandørnavn eller beløp på sekunder når regnskapet skal ajourføres

Resultatet er mindre tid brukt på bilag uten kvittering-problemer – og mer tid til fakturerbart arbeid.

Sjekkliste når kvitteringen er borte

Kan leverandøren sende kopi/duplikat?
Finnes e-postkvittering, PDF eller «Min side»-nedlasting?
Har du ordrebekreftelse + betalingsspor (bank/Vipps)?
Fremgår vare/tjeneste, dato, selger og beløp tydelig?
Skal du kreve MVA: fremgår MVA-beløp/sats?
Hvis ikke: lag et internt notat med formål og detaljer, og legg ved bankutskrift.

Konklusjon: Ja, du kan ofte bokføre – men bygg dokumentasjonen smart

Å ha mistet kvittering regnskap betyr ikke nødvendigvis at kostnaden er tapt, men du må kunne dokumentere kjøpet på en etterprøvbar måte. Start med å hente kopi fra leverandør, bruk e-post/PDF der det finnes, og kombiner ordrebekreftelse med betalingsspor når du må. Vær ekstra nøye hvis du skal kreve MVA-fradrag.

Vil du slippe å lete i butikkenes egne systemer og redusere risikoen for manglende kvittering regnskap? Samle alt på ett sted med AI og OCR, del med regnskapsfører, og finn bilag på sekunder: https://minekvitteringer.no.

Mistet kvittering til regnskapet? Dette kan du bruke i stedet (og hva som faktisk gjelder i 2026)