Å ha mistet kvittering til regnskap skjer oftere enn mange innrømmer – særlig for selvstendig næringsdrivende som gjør alt selv. Problemet er at en kvittering ikke bare er «kjekt å ha»: den er et bilag som skal dokumentere kjøpet, MVA og fradrag. I denne guiden får du konkrete tiltak du kan gjøre med en gang, hva du må kunne dokumentere, og hvordan du kan forebygge med en digital kvitteringsløsning som https://minekvitteringer.no.

Hvorfor er kvitteringen så viktig i regnskapet?

Regnskap kvitteringer handler ikke om pedanteri – det handler om sporbarhet. En kvittering (bilag) er dokumentasjonen som viser at:

kjøpet faktisk har skjedd (dato, leverandør, beløp)
kostnaden gjelder virksomheten (formål/tilknytning)
MVA er korrekt (MVA-sats, MVA-beløp, leverandørens organisasjonsnummer)
posteringen i regnskapet er riktig (konto, prosjekt/avdeling, kategori)

Ved bokettersyn eller kontroll er det ofte bilagene som avgjør om fradrag og MVA kan godtas. Når du har mistet kvittering regnskap, må du derfor tenke: «Hvordan kan jeg gjenopprette dokumentasjonen på en måte som er etterprøvbar?»

Først: Sjekk om kvitteringen kan gjenfinnes

Før du lager erstatningsdokumentasjon, bruk 10 minutter på en systematisk sjekk. Det sparer deg for både tid og risiko.

1) Se i e-post, SMS og betalingsapp

Mange kjøp gir e-postkvittering, SMS-bekreftelse eller «receipt» i betalingsløsningen. Søk på leverandørnavn, beløp eller dato. Har du brukt firmakort, kan banken også ha vedlegg (noen kortløsninger lagrer kvitteringer).

2) Logg inn i butikkens/leverandørens system

Noen butikker tilbyr kvitteringsarkiv, men utfordringen er at du må lete i mange ulike portaler. Det er nettopp derfor mange næringsdrivende ender opp med å mangle bilag. Poenget med å samle alt på ett sted er at du slipper å huske hvor du handlet, hvilken konto som ble brukt og hvilket system som har kvitteringen.

3) Kontakt leverandøren og be om kopi

Dette er ofte den beste løsningen. Be om en kopi av kvittering eller en spesifisert faktura som viser varelinjer, MVA og leverandørinfo. Oppgi dato, beløp, terminal-ID (hvis du har), og gjerne de siste 4 sifrene på kortet (hvis relevant).

Hvis kvitteringen er borte: Hva kan brukes som bilag?

Når originalkvitteringen ikke lar seg skaffe, må du sikre alternativ dokumentasjon kjøp. Målet er at bilaget skal være så komplett som mulig, og at det tydelig viser hva som er kjøpt og hvorfor det er en virksomhetskostnad.

Kontoutskrift som bilag – når holder det?

Kontoutskrift som bilag kan dokumentere at en betaling har skjedd (dato, beløp, mottaker), men den sier ofte lite om hva du kjøpte og om det inneholder MVA. I praksis er kontoutskrift alene ofte for svakt grunnlag for MVA-fradrag, og kan også være svakt for kostnadsfradrag hvis formålet ikke er tydelig.

Best praksis: Bruk kontoutskriften som en del av bilaget, men legg ved mer dokumentasjon (se punktene under).

Dokumenter kjøpet med en «erstatningspakke»

Hvis du har mistet kvittering regnskap, bygg et bilag av flere kilder:

Kontoutskrift/korttransaksjon som viser beløp, dato og mottaker
Ordrebekreftelse eller e-postbekreftelse fra leverandør
Leveringsbekreftelse (for nettbutikk) eller hentemelding
Skjermbilde av handlekurv/ordrelinjer (hvis du har tilgang)
Intern forklaring/notat (se neste avsnitt) som knytter kjøpet til virksomheten

Skriv et internt notat (og hva det bør inneholde)

Når du mangler originalbilaget, bør du lage et kort, datert notat som legges ved i regnskapet. Det bør inneholde:

hva som ble kjøpt (så presist som mulig)
hvem du kjøpte fra (leverandørnavn)
dato og beløp
hvorfor det er relevant for virksomheten (formål)
hvilken dokumentasjon som er vedlagt (kontoutskrift, e-post osv.)

Dette gjør bilaget mer etterprøvbart, og det hjelper både deg og regnskapsfører senere.

MVA og fradrag: Hva står på spill når kvitteringen mangler?

Det er særlig to ting som blir vanskeligere uten kvittering: MVA-fradrag og skattefradrag for kostnaden.

MVA-fradrag krever tydelig MVA-dokumentasjon

For å kreve fradrag for inngående MVA må dokumentasjonen normalt vise at det faktisk er beregnet MVA, hvilken sats som er brukt, og at leverandøren er korrekt identifisert. En banklinje med «KORTKJØP 399,-» sier ingenting om MVA-innholdet.

Praktisk konsekvens: Mangler du kvittering med MVA-spesifikasjon, kan du ende med å måtte bokføre kostnaden uten MVA-fradrag (altså som brutto kostnad), selv om kjøpet i utgangspunktet var fradragsberettiget.

Skattefradrag: Du må kunne sannsynliggjøre virksomhetskostnaden

Selv om MVA ikke er aktuelt (eller du ikke får dokumentert MVA), kan kostnaden fortsatt være fradragsberettiget skattemessig – men du må kunne vise at den er knyttet til inntektsgivende aktivitet. Her er dokumentasjon kjøp og et godt internt notat ofte avgjørende.

Eksempler på vanlige fradrag der kvitteringen ofte forsvinner

Kontorrekvisita og småinnkjøp (blekk, kabler, papir)
Programvare/abonnement (ofte e-postkvittering – lett å miste i innboksen)
Reiseutgifter (parkering, bom, taxi der kvittering ikke kommer automatisk)
Servering (her er dokumentasjonskrav ofte strengere; noter hvem og formål)

Slik bokfører du når kvitteringen mangler (praktisk fremgangsmåte)

Dette er en trygg arbeidsflyt når du oppdager at bilaget mangler:

1) Prøv å skaffe kopi fra leverandør først.
2) Samle all tilgjengelig dokumentasjon (kontoutskrift, e-post, skjermbilder).
3) Lag et internt notat som forklarer kjøpet og formålet.
4) Vurder MVA: Har du dokumentasjon som viser MVA? Hvis nei, vurder å bokføre uten MVA-fradrag.
5) Arkiver alt samlet som ett bilag i regnskapssystemet, slik at sporbarheten blir god.

Hvis du er i tvil om fradrag eller MVA, avklar med regnskapsfører før innsending av MVA-melding eller skattemelding.

Forebygging i 2026: Slik unngår du å miste kvitteringer igjen

Den mest lønnsomme løsningen er å gjøre «manglende bilag» til et ikke-problem. Det handler om rutiner og verktøy – spesielt når du har mange småkjøp og flere kanaler (butikk, nettbutikk, e-post, apper).

Samle alt på ett sted – slutt å lete i 10 ulike systemer

Mange næringsdrivende ender opp med å lete i butikk-apper, e-post, bank, nettbutikker og gamle meldinger. Det tar tid, og det øker risikoen for at bilag blir borte. Med https://minekvitteringer.no kan du samle kvitteringer på ett sted, slik at du raskt finner igjen bilag når regnskapet skal ajourføres eller revisor/regnskapsfører spør.

Bruk OCR og automatisk skanning av papirkvitteringer

Papirkvitteringer falmer, krølles og forsvinner. En digital løsning med OCR gjør at du kan skanne kvitteringen og få informasjonen registrert uten manuell punching. Det gir bedre kvalitet i bilagene og mindre tidsbruk ved bokføring.

Videresend e-postkvitteringer til automatisk arkiv

Mange «mistet kvittering regnskap»-situasjoner handler egentlig om at kvitteringen ligger i innboksen, men drukner i støy. Ved å videresende e-postkvitteringer til et fast mottak kan de kategoriseres og lagres løpende, slik at du slipper opprydding i etterkant.

Del kvitteringer med regnskapsfører eller økonomiansvarlig

Hvis du bruker ekstern regnskapsfører, er deling av bilag en stor tidstyv når det gjøres manuelt. Deling og strukturert arkiv gjør at bilag ikke stopper opp i «jeg sender det senere»-køen.

Vipps-innlogging og raskt søk når du trenger det

En av de praktiske fordelene med moderne kvitteringsarkiv er at du faktisk finner igjen bilag på sekunder – på leverandør, dato, beløp eller kategori. Når du i tillegg kan logge inn enkelt (for eksempel med Vipps), senker det terskelen for å bruke løsningen i hverdagen, ikke bare ved årsoppgjør.

Sjekkliste: Når du har mistet kvittering til regnskap

Finnes kvitteringen i e-post/SMS/betalingsapp?
Kan leverandøren sende kopi/spesifisert kvittering?
Har du kontoutskrift/korttransaksjon som viser betalingen?
Kan du dokumentere hva som ble kjøpt (ordrelinjer, skjermbilde, leveringsbekreftelse)?
Lag et internt notat som forklarer formål og tilknytning til virksomheten
Vurder MVA: Har du grunnlag for MVA-fradrag, eller bør det bokføres uten?
Arkiver alt samlet som ett bilag

Konklusjon: Reduser risiko og tidsbruk med et digitalt kvitteringsarkiv

Å miste kvittering regnskap kan koste deg både tid, fradrag og unødvendig usikkerhet ved kontroll. Med gode rutiner og riktig dokumentasjon kan du ofte reparere situasjonen, men den smarteste løsningen er å forebygge: samle regnskap kvitteringer og bilag løpende, og sørg for at dokumentasjon kjøp er søkbar og delbar.

Vil du slippe å lete i butikkenes egne systemer og heller ha alt samlet på ett sted? Kom i gang med digital kvitteringslagring på https://minekvitteringer.no og gjør kvitteringshåndtering enklere i 2026.

Mistet kvittering til regnskap: Hva kan du gjøre – og hva må du dokumentere?