Mistet kvittering til regnskap er en klassiker for enkeltpersonforetak og små bedrifter – og ofte oppdages det først når regnskapet skal ajourføres, MVA skal rapporteres eller revisor/regnskapsfører etterspør bilag. Heldigvis finnes det flere mulige løsninger, men det viktigste er å etablere en rutine som gjør at du slipper å lete i 10 ulike butikksystemer og e-posttråder. I denne guiden får du konkrete tiltak, hva reglene krever, og hvordan du forebygger med digital kvitteringsflyt via https://minekvitteringer.no.

Hvorfor er kvitteringer og bilag så viktige i regnskapet?

I regnskapet er kvitteringen (bilaget) dokumentasjonen som underbygger en kostnad, et kjøp eller en utgift. For næringsdrivende handler dette om:

Dokumentasjonskrav: Du må kunne vise hva som er kjøpt, når, fra hvem og til hvilken pris.
Skattefradrag: Uten tilstrekkelig dokumentasjon kan fradrag bli underkjent.
MVA: For å kreve fradrag for inngående MVA må du som hovedregel ha en gyldig salgsdokumentasjon (kvittering/faktura) med nødvendige opplysninger.
Kontroll og sporbarhet: Ved bokettersyn er det ofte bilagene som avgjør om regnskapet anses ryddig og etterprøvbart.

Konsekvensen av «manglende bilag» kan være alt fra ekstra arbeid og forsinkelser til at kostnader og MVA-fradrag ikke godtas. Derfor lønner det seg å håndtere en tapt kvittering raskt og systematisk.

Mistet kvittering regnskap: Dette bør du gjøre med en gang

Når du oppdager at en kvittering mangler, er målet å skaffe best mulig dokumentasjon og gjøre regnskapsføringen etterprøvbar. Start med disse stegene:

1) Sjekk om kvitteringen finnes digitalt allerede

Før du konkluderer med at kvitteringen er tapt, sjekk:

E-post (søk på butikknavn, beløp, dato, «receipt», «kvittering», «order»).
Betalingsapp/kort (Vipps, bank, korttransaksjon) for dato, beløp og mottaker.
Butikkens kundeklubb/ordreoversikt (nettbutikk, medlemsprofil).
SMS-bekreftelser eller betalingslenker.

Selv om du ikke finner selve kvitteringen, kan du ofte finne nok info til å be om kopi.

2) Be leverandøren om kopi av kvittering eller faktura

Kontakt butikken/leverandøren og be om kopi. Det går ofte hvis du kan oppgi:

Dato og omtrent klokkeslett
Beløp
Betalingsmåte (korttype, de fire siste sifrene om du har det)
Butikk/avdeling

En kopi som viser nødvendige opplysninger (selger, organisasjonsnummer, MVA-spesifikasjon der relevant, vare/tjeneste, dato og beløp) er normalt det beste alternativet når originalen er borte.

3) Dokumenter kjøpet med alternative bevis (hvis kopi ikke er mulig)

Noen ganger får du ikke kopi (for eksempel ved kontantkjøp uten sporbarhet, eller hvis butikken ikke kan finne transaksjonen). Da bør du samle det du kan av støtte:

Kortutskrift/banktransaksjon (dato, beløp, mottaker)
Ordrebekreftelse, leveringsbekreftelse, e-postdialog
Prosjekt-/oppdragsnotat som forklarer formålet
Bilder av varen/tjenesten (der det gir mening), serienummer, service-rapport

Dette er ikke like sterkt som en kvittering, men kan bidra til at kostnaden fremstår sannsynlig og forretningsmessig.

4) Lag et internt bilag (nødløsning) – og vær konservativ med MVA

Hvis du ikke får tak i kvittering eller kopi, kan du i noen tilfeller lage et internt bilag som beskriver kjøpet. Et slikt bilag bør inneholde:

Dato for kjøp
Leverandør (navn og sted)
Hva som ble kjøpt og hvorfor (næringsmessig formål)
Beløp
Hvordan det ble betalt
Hvem som attesterer (deg/ansvarlig)

Viktig: Når du mangler gyldig salgsdokumentasjon, bør du være forsiktig med å kreve fradrag for inngående MVA. I praksis er det ofte tryggere å bokføre kostnaden uten MVA-fradrag dersom MVA-dokumentasjonen ikke er tilstrekkelig.

Hva sier reglene om dokumentasjon, bilag og oppbevaring?

Som næringsdrivende skal regnskapet være etterprøvbart. Det betyr at hver postering skal kunne knyttes til et bilag. I tillegg gjelder krav til oppbevaring og orden i regnskapsmaterialet. For deg i ENK eller liten bedrift betyr det i praksis:

Hver kostnad bør ha dokumentasjon (kvittering/faktura/annen salgsdokumentasjon).
Bilagene må være søkbare og systematiserte (slik at du finner dem ved kontroll eller når regnskapsfører spør).
Digital lagring er lov og vanlig – så lenge dokumentasjonen er lesbar og kan hentes frem ved behov.

Poenget er ikke bare å «ha en mappe», men å kunne dokumentere fradrag og MVA på en ryddig måte. Det er nettopp derfor digital kvitteringslagring har blitt en av de mest lønnsomme rutinene å innføre i 2025/2026.

Typiske fradrag der kvitteringen ofte forsvinner (og hva du bør passe på)

Mange som søker på mistet kvittering regnskap har mistet bilag for hverdagsutgifter. Her er noen vanlige kategorier, med praktiske tips:

Kontorrekvisita og småinnkjøp

Eksempler: kabler, blekk, papir, adaptere, verktøy til småjobber.
Tips: Noter formål/prosjekt hvis kjøpet kan se «privat» ut. Det gjør dokumentasjonen sterkere.

Reise, parkering og bom

Eksempler: parkering i app, bompasseringer, kollektivbilletter, taxi.
Tips: Mange leverandører har digitale kvitteringer – men de ligger ofte spredt. Samle alt på ett sted, ellers blir det tidstyver.

Servering og representasjon

Eksempler: kundemøte på café, enkel bevertning, representasjon.
Tips: Skriv alltid hvem du møtte og formålet. Dette er en typisk kontrollpost, og uten kvittering + formål blir fradraget sårbart.

Telefon, programvare og abonnement

Eksempler: SaaS-verktøy, mobilabonnement, skylagring.
Tips: Last ned faktura/kvittering fra leverandørportalen. Skjermbilde alene er ofte ikke optimalt som dokumentasjon.

Slik unngår du problemet neste gang: én rutine som faktisk fungerer

Den vanligste årsaken til at kvitteringer blir borte, er ikke slurv – det er friksjon. Kvitteringen ligger i lomma, i bilen, i en e-post, i en app eller i «min side» hos en butikk. Når du i tillegg handler i mange kjeder, ender du opp med å lete i en jungel av systemer.

Løsningen er å gjøre innsamling og sortering automatisk. Med Mine Kvitteringer kan du samle bilagene dine på ett sted og redusere manuelt arbeid betydelig. Tjenesten bruker OCR og AI til å hente ut data fra kvitteringer, og du kan videresende e-postkvitteringer for automatisk kategorisering. Les mer på https://minekvitteringer.no og vurder om det passer din regnskapsflyt.

Praktisk «best practice» for ENK og småbedrifter

Skann/registrer samme dag: Ikke vent til månedsslutt. Da forsvinner bilagene.
Samle e-postkvitteringer: Videresend til én løsning, i stedet for å la de ligge i innboksen.
Del med regnskapsfører/økonomiansvarlig: Da slipper du «etterspørring i etterkant».
Standardiser navngiving/kategorier: For eksempel «Reise», «Kontor», «Programvare», «Representasjon».
Legg inn kommentar ved behov: Prosjekt, kunde, formål – spesielt viktig for representasjon og reiser.

Hvorfor Vipps-innlogging og deling betyr noe i praksis

For mange næringsdrivende stopper gode rutiner på «jeg må lage et passord» eller «jeg må huske å sende det til regnskapsfører». Enkel innlogging med Vipps og mulighet for deling gjør terskelen lavere – og jo lavere terskel, desto mer komplett blir dokumentasjonen din over tid.

Mini-sjekkliste: Når du må bokføre uten original kvittering

Forsøk å skaffe kopi fra leverandør først
Samle alternative bevis (banktransaksjon, ordrebekreftelse, leveranse)
Skriv forklaring/formål (hvorfor er dette en næringskostnad?)
Vurder MVA konservativt hvis dokumentasjonen er svak
Opprett en fast rutine for digital lagring fremover

Konklusjon: Reduser risiko og spar tid med digital kvitteringslagring

Mistet kvittering til regnskap er irriterende, men håndterbart hvis du jobber metodisk: skaff kopi, dokumenter med alternative bevis, og bruk interne bilag kun som siste utvei. Den største gevinsten kommer likevel av å sørge for at kvitteringer og bilag ikke forsvinner i utgangspunktet – spesielt når de ellers blir liggende spredt i butikkenes egne systemer.

Vil du samle alt på ett sted, slippe manuell punching og finne kvitteringer på sekunder når du trenger dem? Kom i gang med en enklere bilagsflyt på https://minekvitteringer.no – og gjør «manglende dokumentasjon» til et sjeldent problem i 2026.

Mistet kvittering til regnskap: Hva kan du gjøre – og hva bør du gjøre neste gang?