Når bedriften kjøper varer eller utstyr av en privatperson, får du sjelden en «butikk-kvittering». Likevel trenger du et gyldig bilag som dokumenterer kjøpet, ellers kan fradrag og bokføring bli underkjent ved kontroll. I denne guiden får du en enkel oppskrift på kvittering fra privatperson til firma – og hvordan du lagrer den trygt i én løsning som https://minekvitteringer.no.

Hvorfor er kvittering fra privatperson til firma viktig?

En kvittering fra privatperson til firma er i praksis et bilag som viser at bedriften har hatt en reell kostnad. For næringsdrivende handler dette om tre ting:

Regnskap: Kostnaden må være dokumentert for å kunne bokføres korrekt.
Dokumentasjon: Du må kunne vise hva som er kjøpt, når, fra hvem og til hvilken pris.
Skatt og MVA: Uten riktig grunnlag kan fradrag bli avvist, og MVA kan ikke kreves dersom selger ikke er MVA-registrert.

Dette er ekstra relevant når du kjøper brukt utstyr (PC, mobil, verktøy, møbler), betaler for småoppdrag, eller kjøper materialer av en privatperson som ikke driver næring.

Regler og dokumentasjonskrav: Hva må et gyldig bilag inneholde?

Bokføringsreglene krever at bilag inneholder tilstrekkelige opplysninger til å dokumentere transaksjonen. Når selger er privatperson (og dermed ofte ikke har fakturasystem), må du sørge for at kvitteringen likevel har de nødvendige feltene.

Minimumsinnhold i en kvittering fra privatperson

Dato for kjøpet/overdragelsen
Hva som er kjøpt (tydelig beskrivelse: merke, modell, serienummer ved behov)
Beløp og valuta
Selgers navn (privatperson)
Selgers adresse (anbefalt) og gjerne fødselsdato (ikke alltid nødvendig, men kan styrke sporbarhet)
Kjøpers firmaopplysninger: firmanavn og organisasjonsnummer
Betalingsmåte (Vipps/bankoverføring/kontant) og referanse/kvitterings-ID hvis mulig
Signatur fra selger (og gjerne kjøper) ved kontant kjøp eller hvis du vil være ekstra trygg

Jo større beløp, jo viktigere er det at bilaget er detaljert. For eksempel er serienummer på elektronikk et godt tiltak for å dokumentere eierskifte.

Kontantkjøp vs. bank/Vipps

Betaler du via bank eller Vipps, har du et ekstra spor (kontoutskrift/Vipps-kvittering). Men det erstatter ikke nødvendigvis bilaget som beskriver hva du kjøpte. Kombinasjonen av betalingsspor + signert kvittering gir solid dokumentasjon.

Praktisk mal: Slik skriver du kvitteringen (kopier og bruk)

Du kan skrive kvitteringen i et dokument, på e-post eller som et enkelt skjema dere begge signerer. Her er en mal du kan bruke:

Mal for «kvittering fra privatperson til firma»

Kvittering / salgsbilag

Dato: [dd.mm.åååå]
Selger (privatperson): [Navn], [Adresse], [Postnr/sted]
Kjøper (firma): [Firmanavn], org.nr. [xxxxxxxxx], [Adresse]
Beskrivelse av vare/tjeneste: [f.eks. “Brukt Makita drill, modell XXX, serienr. YYY, inkludert batteri og lader”]
Pris: kr [beløp]
MVA: Ikke beregnet (selger er privatperson og ikke MVA-registrert)
Betalingsmåte: [Vipps/bank/kontant] (ref: [referanse])
Sted: [sted]

Signatur selger: ____________________ Signatur kjøper: ____________________

Tips: Legg ved et bilde av varen (valgfritt) eller skjermbilde av annonsen hvis kjøpet er gjort via Finn.no. Det kan styrke dokumentasjonen dersom det senere blir spørsmål om pris eller hva som faktisk ble kjøpt.

MVA og fradrag: Hva kan du føre, og hva kan du ikke føre?

Her er den vanligste fallgruven: Mange tror de kan føre MVA på alt. Ved kjøp fra privatperson er det normalt ingen MVA å fradragsføre, fordi privatpersonen ikke legger MVA på salget.

Kan bedriften trekke fra kostnaden?

Ja, dersom kjøpet er relevant for virksomheten og du har god nok dokumentasjon. Da kan kostnaden normalt fradragsføres skattemessig (for eksempel verktøy, kontorutstyr, inventar), og bokføres i regnskapet.

Kan bedriften trekke fra MVA?

Som hovedregel: Nei, ikke når selger er privatperson uten MVA-registrering.
Unntak: Hvis du kjøper fra en næringsdrivende som er MVA-registrert, skal du ha faktura/kvittering med MVA-spesifikasjon. Da er dette ikke «privatperson til firma» i praksis.

Avskrivning: Når må utstyr aktiveres i stedet for å kostnadsføres?

Kjøper du et driftsmiddel (typisk utstyr) med høy verdi og lang levetid, kan det være at det skal aktiveres og avskrives i stedet for å kostnadsføres direkte. Grensene og vurderingene kan variere etter regelverk og praksis, så bruk regnskapsfører ved tvil – men uansett trenger du et bilag som beskriver kjøpet.

Vanlige situasjoner (og hvordan du dokumenterer riktig)

1) Kjøp av brukt PC eller mobil fra privatperson

Ta med modell og serienummer/IMEI
Noter tilstand og hva som følger med (lader, tilbehør)
Legg ved betalingsspor (Vipps/bank)

2) Kjøp via Finn.no

Lagre skjermbilde/PDF av annonsen
Sørg for signert kvittering eller e-postbekreftelse med alle felter
Noter hvor og når overlevering skjedde

3) Privatperson utfører et lite oppdrag

Vær oppmerksom: Hvis du betaler en privatperson for arbeid, kan det utløse plikter knyttet til rapportering/trekk – avhengig av type oppdrag og relasjon. Dette er et område med nyanser. For å holde regnskap og dokumentasjon ryddig, bør du vurdere om oppdraget heller bør faktureres fra en registrert næringsdrivende. Uansett: dokumenter hva som er levert, dato, beløp og hvem som mottok betalingen.

Slik sparer du tid og sikrer compliance med digital lagring

Den største hverdagsutfordringen for mange enkeltpersonforetak og små AS er ikke å skrive bilaget – men å finne det igjen. Kvitteringer blir liggende i e-post, på mobilen, i ulike butikk-apper eller som bilder i kamerarullen. Når regnskapsfører spør etter dokumentasjon, begynner jakten.

Én plass for alle bilag – ikke 10 ulike systemer

Med https://minekvitteringer.no kan du samle kvitteringer og bilag på ett sted, slik at du slipper å lete i butikkenes egne systemer eller i endeløse e-posttråder. Det er spesielt nyttig når du håndterer «manuelle» bilag som kvittering fra privatperson.

OCR og AI: Mindre punching, færre feil

Skann eller last opp kvitteringen – OCR kan hente ut nøkkeldata automatisk.
Videresend e-postkvitteringer for automatisk innsamling og kategorisering.
Hold orden på bilagene gjennom året, ikke bare ved årsoppgjør.

Deling og tilgang: Perfekt for samarbeid

Driver du sammen med andre, eller har du ekstern regnskapsfører? Da er det en fordel å kunne dele relevante kvitteringer/bilag uten å sende filer frem og tilbake. Det gir bedre flyt i regnskapet og mindre risiko for manglende dokumentasjon.

Sjekkliste før du bokfører bilaget

Har bilaget dato, beløp og tydelig beskrivelse?
Fremgår det hvem som er selger (privatperson) og hvem som er kjøper (firma)?
Er betalingsmåte og referanse dokumentert?
Er MVA håndtert riktig (normalt ingen MVA å fradragsføre)?
Er bilaget lagret slik at du finner det igjen ved kontroll?

Konklusjon: Et enkelt bilag kan spare deg for mye trøbbel

En korrekt kvittering fra privatperson til firma gjør at du kan føre kostnaden trygt i regnskapet og stå støtt på dokumentasjon dersom du får spørsmål senere. Bruk en fast mal, sørg for betalingsspor, og lagre alt samlet – så slipper du å lete i ulike butikk-apper og tilfeldige innbokser.

Vil du gjøre dette enklere i 2026? Samle kvitteringer og bilag på ett sted med OCR, deling og enkel innlogging: https://minekvitteringer.no.

Kvittering fra privatperson til firma: Slik skriver du et gyldig bilag (2026)