Når du kjøper brukt utstyr, inventar eller småtjenester av en privatperson, trenger du fortsatt dokumentasjon som tåler et bokettersyn. Mange søker etter “kvittering fra privatperson til firma” fordi privatpersoner ikke kan utstede faktura på samme måte som en virksomhet. Heldigvis er løsningen enkel: du lager et skriftlig bilag som oppfyller kravene – og lagrer det ryddig, for eksempel i https://minekvitteringer.no sammen med resten av bilagene.

I denne guiden får du en praktisk sjekkliste, en kvittering mal du kan kopiere, og konkrete regnskapstips for “bilag privatperson” – inkludert hva du gjør med MVA og skattefradrag.

Hvorfor dette er viktig: dokumentasjon og bokføringskrav

For næringsdrivende og selvstendig næringsdrivende er hovedregelen enkel: Alle kostnader du fører i regnskapet må kunne dokumenteres med et bilag. Et regnskap bilag skal vise hva som er kjøpt, når det ble kjøpt, hvem du kjøpte av, og hva du betalte.

Når selger er en privatperson, finnes det ofte ikke et ferdig “butikkbilag” eller en elektronisk kvittering i et butikksystem. Da må du lage dokumentasjonen selv. Dette er særlig relevant ved kjøp brukt (for eksempel brukt PC, mobil, verktøy, kontorstol, kamera, tilhenger, møbler eller små maskiner).

Hva kan skje hvis bilaget er for svakt?

Kostnaden kan bli underkjent ved kontroll, og du mister fradraget.
MVA kan ikke fradragsføres uten gyldig grunnlag (og ved kjøp fra privatperson er det normalt ingen MVA å fradragsføre).
Merarbeid for regnskapsfører fordi bilaget må “repareres” i etterkant.

Kvittering fra privatperson til firma: Hva er et gyldig bilag?

En kvittering fra privatperson til firma kan være gyldig som bilag når den inneholder tilstrekkelige opplysninger. I praksis bruker mange et “kjøpsbilag” eller “kjøpskontrakt/kvittering” signert av begge parter.

Dette bilaget bør lages med en gang – mens dere begge er til stede – og gjerne med vedlegg som støtter transaksjonen (for eksempel annonse, bilder, serienummer eller skjermbilde av Vipps-betaling).

Minimumsopplysninger du bør ha med (sjekkliste)

Dato for kjøpet/overtakelsen
Selgers navn (privatperson)
Selgers adresse (anbefalt)
Kjøpers firmanavn + organisasjonsnummer
Hva som er kjøpt (type, merke/modell, tilstand). Ved dyrere ting: serienummer
Pris (totalbeløp) og valuta
Betalingsmåte (Vipps/bank/kontant) + referanse hvis mulig
Signatur fra selger og kjøper (navn skrevet tydelig)

Dette dekker normalt dokumentasjonsbehovet for et bilag privatperson i regnskapet.

MVA ved kjøp fra privatperson: den vanligste misforståelsen

Ved kjøp fra privatperson er det som hovedregel ingen MVA på salget, fordi privatpersonen ikke er MVA-registrert og ikke kan legge på merverdiavgift. Det betyr også at bedriften normalt ikke får fradrag for inngående MVA på dette kjøpet.

Praktisk konsekvens i regnskapet

Du bokfører kostnaden/anskaffelsen med bruttobeløpet (hele kjøpesummen).
MVA-kode settes vanligvis til ingen MVA (avhenger av kontoplan/regnskapssystem).

Unntak og spesialtilfeller finnes (for eksempel kjøp via formidlere eller dersom selger likevel er næringsdrivende), men for “kvittering fra privatperson til firma” er hovedregelen at MVA ikke er aktuelt.

Skattefradrag: hva kan bedriften trekke fra?

Hvis kjøpet er relevant for virksomheten, kan det normalt gi fradrag. Spørsmålet er ofte hvordan det skal føres.

1) Småkjøp/forbruk (kostnadsføres direkte)

Kjøp av rimelig utstyr eller forbruksmateriell kan ofte kostnadsføres direkte (for eksempel enklere kontorutstyr, småverktøy, brukt skjerm). Da holder det at bilaget er tydelig og at kjøpet er for virksomheten.

2) Inventar og utstyr (kan være et driftsmiddel)

Kjøper du noe som skal brukes over tid (for eksempel PC, kamera, maskiner, dyrt verktøy), kan det være et driftsmiddel som skal aktiveres og avskrives etter reglene. Da er det ekstra viktig med:

God beskrivelse (modell/serienummer)
Dato for anskaffelse og når det tas i bruk
Dokumentasjon på betaling

Er du i tvil om det skal kostnadsføres eller avskrives, avklar med regnskapsfører – men sørg uansett for at bilaget er komplett.

Kvittering mal: enkel tekst du kan kopiere

Her er en praktisk kvittering mal du kan lime inn i et dokument (eller skrive for hånd og signere). Tilpass etter behov:

KVITTERING / KJØPSBILAG (privatperson → firma)
Dato: [dd.mm.åååå]
Selger (privatperson): Navn: [fornavn etternavn], Adresse: [adresse], Tlf/e-post: [valgfritt]
Kjøper (firma): Firmanavn: [navn], Org.nr: [xxxxxxxxx], Adresse: [valgfritt]
Vare/tjeneste: [detaljert beskrivelse, merke/modell, tilstand, evt. serienummer]
Pris: NOK [beløp] (MVA: ikke beregnet – privat salg)
Betaling: [Vipps/bank/kontant], Referanse/kvitterings-ID: [valgfritt]
Overtakelse levert: [sted]
Signatur selger: ____________________ Navn: ____________________
Signatur kjøper: ____________________ Navn: ____________________

Tips: Ta bilde av legitimasjon er vanligvis ikke nødvendig og kan skape personvernproblemer. Hold deg til navn og adresse, og sørg for signaturer og betalingsspor.

Praktiske tips som gjør bilaget “revisjonssikkert”

1) Dokumenter betalingen

Legg ved skjermbilde/kvittering fra Vipps eller bankoverføring. Dette er ofte det som redder et bilag som ellers er litt tynt. Har du mange kjøp, er det gull å samle alt i samme løsning, slik at du slipper å lete i ulike apper og e-poster.

2) Knytt bilaget til formålet i bedriften

Skriv en kort linje på bilaget eller i notatfeltet: “Brukes til [oppdrag/prosjekt]” eller “Kontorutstyr til hjemmekontor”. Det gjør det enklere å forklare fradraget ved spørsmål.

3) Unngå “diverse”-beskrivelser

“Brukt utstyr” er for vagt. Skriv heller “Brukt Makita drill DDF484, inkl. 2 batterier” eller “Brukt iPhone 14, 128GB, serienr …”.

4) Lagre bilaget digitalt – og finn det igjen på sekunder

Når bilag ligger spredt (bilde på mobilen, Vipps i en app, notat i e-post), blir det tidstyveri. Med en digital kvitteringsløsning kan du samle alt på ett sted og søke det opp når regnskapsfører eller økonomiansvarlig spør. I https://minekvitteringer.no kan du skanne bilaget med OCR, legge til vedlegg og kategorisere, slik at “kvittering fra privatperson til firma” ikke blir et evig etterslep.

Eksempel: Kjøp brukt kontorstol av privatperson

Du driver enkeltpersonforetak og kjøper en brukt ergonomisk kontorstol via Finn.

Du fyller ut kvittering/kjøpsbilag med dato, selgerinfo, firmaets navn/org.nr, “HÅG Capisco 8106, brukt, god stand”.
Du betaler med Vipps og lagrer Vipps-kvitteringen som vedlegg.
Du tar et bilde av bilaget og laster opp sammen med skjermbilde av annonsen.

Resultat: Et ryddig regnskap bilag som dokumenterer fradraget, uten at du må logge inn i flere systemer for å lete etter bevis senere.

Vanlige spørsmål (og raske svar)

Må privatpersonen skrive faktura?

Nei. En privatperson utsteder normalt ikke faktura. Du kan bruke et kjøpsbilag/kvittering signert av partene.

Kan jeg betale kontant?

Det kan være mulig, men det gir svakere sporbarhet. Bank/Vipps gjør dokumentasjonen enklere. Uansett bør bilaget signeres.

Hva hvis selger nekter å oppgi adresse?

Prøv å få minst navn og en kontaktmåte, og sørg for tydelig beskrivelse og betalingsspor. Jo bedre identifikasjon av selger, jo tryggere bilag.

Konklusjon: Gjør bilaget komplett – og lagre det på ett sted

En kvittering fra privatperson til firma trenger ikke være komplisert, men den må være tydelig. Med dato, parter, beskrivelse, pris, betalingsmåte og signaturer har du et gyldig grunnlag for bokføring – og du reduserer risikoen for at fradrag underkjennes.

Vil du slippe å lete i Finn-meldinger, Vipps, e-post og kamerarull når regnskapet skal leveres? Samle bilagene digitalt, skann med OCR og finn alt igjen på sekunder. Kom i gang her: https://minekvitteringer.no.

Kvittering fra privatperson til firma: Slik lager du et gyldig bilag i praksis