Kjøp fra privatperson dukker ofte opp i små og mellomstore virksomheter: brukt PC, kontorstol, verktøy eller inventar kjøpt via Finn.no. Selv om selgeren ikke kan utstede en «vanlig» faktura med organisasjonsnummer og MVA, må firmaet ditt likevel ha et korrekt bilag for å kunne føre kostnaden i regnskapet. I denne guiden får du en konkret sjekkliste for kvittering fra privatperson til firma, hva som må stå på bilaget, og hvordan du lagrer dokumentasjonen trygt i et kvitteringsarkiv som https://minekvitteringer.no.

Hvorfor er riktig bilag viktig når du kjøper av privatperson?

Regnskapsføringen din skal kunne dokumenteres i ettertid. Ved et bokettersyn er det ikke nok å si «jeg kjøpte den av en privatperson» – du må kunne vise hva du kjøpte, når, fra hvem, til hvilken pris og hvordan det ble betalt. Dette gjelder uansett om du driver ENK eller AS.

God dokumentasjon gir deg:

Riktig skattemessig fradrag (kostnaden blir godkjent).
Ryddig regnskap med sporbarhet fra bilag til betaling.
Lavere risiko for at fradrag underkjennes ved kontroll.
Effektiv drift – du slipper å lete i flere systemer, e-poster og bankutskrifter.

Kvittering fra privatperson til firma: dette må stå på bilaget

Når du kjøper fra en privatperson, lager dere i praksis en enkel salgsbekreftelse/kvittering. Den fungerer som et regnskap bilag og bør inneholde nok informasjon til at transaksjonen kan forstås og kontrolleres.

Sjekkliste: minimumsinnhold i bilag privatperson firma

Dato for kjøpet (og gjerne dato for overlevering hvis den er annerledes).
Selgers navn (privatperson).
Selgers adresse (anbefalt for sporbarhet).
Kjøpers firmanavn (og organisasjonsnummer hvis du vil være ekstra ryddig).
Beskrivelse av varen/tjenesten (modell, type, antall, tilstand).
Pris (totalbeløp).
Betalingsmåte (Vipps, bankoverføring, kontant – unngå kontant hvis mulig).
Signatur fra selger (digital signatur eller signert på papir/scan).

Hva bør stå i tillegg (sterkt anbefalt)

Telefon/e-post til selger (for kontakt ved spørsmål).
Varenummer/serienummer på utstyr (PC, mobil, verktøy, maskiner).
Hvor handelen skjedde (sted).
Bekreftelse på eierskap: «Selger bekrefter å eie varen og at den selges fri for heftelser» (kort setning).
Vedlegg: annonse/utskrift fra Finn.no, bilder, chat-logg, e-posttråd.

MVA og kjøp fra privatperson: hva gjelder i 2026?

Dette er et punkt mange bommer på. Når du kjøper fra en privatperson, er selger normalt ikke MVA-registrert og kan derfor ikke kreve inn merverdiavgift. Resultatet er enkelt:

Du får normalt ikke fradrag for inngående MVA på kjøpet.
Beløpet du betaler er en bruttokostnad i regnskapet (hele beløpet føres som kostnad/eiendel).

Dette er grunnen til at søk som «mva privatperson» ofte ender i forvirring: MVA følger selgers status, ikke kjøpers. Kjøper du den samme varen fra en MVA-registrert bedrift, vil du normalt få MVA spesifisert og kunne kreve fradrag (forutsatt fradragsrett i din virksomhet).

Unntak og gråsoner du bør kjenne til

Privatperson som egentlig driver næring: Hvis selger faktisk selger som næringsdrivende, bør du få faktura/kvittering med organisasjonsnummer (og MVA hvis registrert).
Kjøp av tjenester: Kjøp av tjenester fra privatperson kan utløse andre vurderinger (for eksempel om det i realiteten er arbeidsforhold). Ved usikkerhet: avklar med regnskapsfører.

Dokumentasjon kjøp privatperson: slik gjør du det revisjonssikkert

Et godt bilag er mer enn en lapp med et beløp. Du bør alltid kunne knytte kjøpet til en betaling og en forretningsmessig begrunnelse.

1) Knyt bilaget til betalingen

Betal helst med bankoverføring eller Vipps fra firmakonto. Da får du et tydelig spor. Legg ved:

kvitteringen/salgsbekreftelsen
skjermbilde eller PDF av transaksjonen (hvis nødvendig)
eventuell kommunikasjon som viser hva som ble avtalt

2) Beskriv hva kjøpet brukes til i virksomheten

En kort tekst kan spare deg for mye tid senere: «Kjøpt kontorstol til hjemmekontor for kundearbeid» eller «Brukt drill til oppdrag og vedlikehold». Dette styrker fradragsgrunnlaget.

3) Vurder om det er kostnad eller driftsmiddel

Kjøper du noe som skal brukes over tid (for eksempel PC, kamera, maskiner), kan det være et driftsmiddel som skal aktiveres og avskrives i stedet for å kostnadsføres direkte. Beløpsgrenser og praksis kan variere, så avklar med regnskapsfører hvis du er i tvil.

Praktiske tips: fradrag og føring i regnskapet

Når bilaget er i orden, handler resten om riktig bokføring. Her er typiske situasjoner for næringsdrivende:

Vanlige fradragsberettigede kjøp fra privatperson

Kontorutstyr (skjerm, stol, skrivebord) brukt i virksomheten
IT-utstyr (PC, telefon, nettverksutstyr) – husk vurdering av privat bruk
Verktøy og småmaskiner til oppdrag
Inventar til lokaler

Typiske feil som gjør at bilaget underkjennes

Ingen beskrivelse av hva som er kjøpt (kun «diverse»).
Mangler dato eller mangler hvem selger er.
Kontantbetaling uten sporbarhet.
Du prøver å føre inngående MVA selv om selger er privatperson.
Bilaget finnes «et sted» (i e-post, på papir, i en chat), men ikke i regnskapets bilagsflyt.

Digital kvitteringslagring: derfor er det smart for bedrift og ENK

Når du driver for deg selv, er tiden din penger. Utfordringen er sjelden å få en kvittering – det er å finne den igjen når du trenger den. Mange ender med å lete i 10 ulike butikksystemer, e-poster, Vipps-historikk og kamerarullen. Med digital kvitteringslagring samler du alt på ett sted, og det blir mye enklere å dokumentere kjøp fra privatperson også.

Med https://minekvitteringer.no kan du:

Skann bilag automatisk med OCR – slippe manuell inntasting av beløp, dato og beskrivelse.
Videresende e-postkvitteringer for automatisk sortering og kategorisering.
Dele kvitteringer med regnskapsfører/økonomiansvarlig eller internt i bedriften.
Søke opp bilag på sekunder (for eksempel «kontorstol», «Finn», «Vipps», dato eller beløp).
Logge inn med Vipps – enkelt og uten passord.

Eksempel: slik dokumenterer du et Finn-kjøp på 3 minutter

Be selger signere en enkel kvittering med punktene i sjekklisten over.
Ta bilde av kvitteringen og eventuelt varen/serienummer.
Last opp i kvitteringsarkivet ditt og legg ved Finn-annonse eller chat som vedlegg.
Merk bilaget med kategori (for eksempel «Kontorutstyr») og prosjekt/kunde hvis relevant.

Mini-mal: tekst du kan kopiere til kvittering (privatperson → firma)

Du kan bruke dette som utgangspunkt i en e-post, et dokument eller en håndskrevet lapp:

KVITTERING
Dato: ____
Selger (navn): ____
Adresse: ____
Kjøper (firma): ____ (org.nr: ____)
Vare: ____ (modell/serienr: ____)
Pris: ____ NOK
Betalt med: ____ (Vipps/bank)
Selger bekrefter å eie varen og at den selges fri for heftelser.
Signatur selger: ____

Konklusjon: tryggere regnskap med riktige bilag og ett kvitteringsarkiv

En kvittering fra privatperson til firma trenger ikke være komplisert, men den må være tydelig: hvem, hva, når, pris og betaling – og husk at det normalt ikke er MVA å trekke fra når selger er privatperson. Når du i tillegg samler alt i ett system, blir både bokføring og dokumentasjon langt enklere, og du slipper å lete i butikkenes egne løsninger, e-poster og betalingshistorikk.

Vil du gjøre bilagsflyten mer effektiv i 2026? Samle kvitteringer, skann med OCR og finn alt igjen på sekunder med https://minekvitteringer.no.

Kvittering fra privatperson til firma: Hva må stå på bilaget (og hvordan du dokumenterer kjøpet riktig)