EHF faktura: Komplett guide for norske bedrifter

EHF faktura er Norges offisielle standard for elektronisk fakturering, basert på den internasjonale PEPPOL-infrastrukturen. Alle leverandører som fakturerer norsk offentlig sektor er pålagt å bruke dette formatet. I denne guiden får du full oversikt over hva EHF faktura er, hvem som trenger det, og hvordan du sender fakturaer korrekt i 2026.

Kort svar: EHF (Elektronisk HandelsFormat) er et XML-basert fakturaformat som sendes via PEPPOL-nettverket. Det er obligatorisk for leverandører til norsk offentlig sektor siden 2012, og brukes i stadig større grad i privat næringsliv fordi det reduserer faktureringskostnader med opptil 70 prosent.

Hva er EHF faktura?

EHF står for Elektronisk HandelsFormat og er et norsk XML-basert fakturaformat. Formatet er en del av det europeiske PEPPOL-nettverket (Pan-European Public Procurement On-Line), som gjør det mulig å sende strukturerte elektroniske fakturaer mellom bedrifter og offentlige virksomheter.

En EHF faktura inneholder all nødvendig fakturainformasjon i maskinlesbart format. Det betyr at mottakersystemet kan behandle fakturaen automatisk, uten manuell inntasting. Dette sparer tid og reduserer feil betraktelig.

Hva er forskjellen på EHF og vanlig e-postfaktura?

En vanlig faktura sendt som PDF på e-post er ikke det samme som en EHF faktura. EHF-fakturaen er et strukturert XML-dokument sendt via PEPPOL-nettverket, mens en PDF-faktura er et visuelt dokument som krever manuell behandling. Offentlige virksomheter i Norge aksepterer ikke PDF som erstatning for EHF.

Hvem må bruke EHF faktura i 2026?

Siden 2012 har alle leverandører til norsk offentlig sektor vært pålagt å sende fakturaer i EHF-format. Dette gjelder blant annet:

• Leverandører til statlige etater og direktorater
• Leverandører til kommuner og fylkeskommuner
• Underleverandører i offentlige prosjekter
• Bedrifter med rammeavtaler med det offentlige

For B2B-handel er EHF faktura frivillig, men stadig flere private bedrifter velger å bruke det fordi det effektiviserer faktureringsprosessen og reduserer administrative kostnader betydelig.

Er EHF faktura obligatorisk for små bedrifter?

Ja. Dersom du leverer varer eller tjenester til offentlig sektor er EHF-kravet obligatorisk uavhengig av bedriftens størrelse. Enkeltpersonforetak og små aksjeselskaper må også oppfylle kravet.

Slik sender du EHF faktura: steg for steg

For å sende EHF faktura trenger du tilgang til et regnskapssystem eller en fakturaløsning som støtter EHF-format og er koblet til PEPPOL-nettverket. Slik gjør du det:

1. Velg et godkjent fakturasystem: Velg et regnskapssystem som er tilknyttet et PEPPOL-tilgangspunkt. Eksempler er Visma eAccounting, Tripletex, Fiken og PowerOffice Go.
2. Finn mottakers organisasjonsnummer: Offentlige virksomheter er registrert i ELMA-registeret med sitt organisasjonsnummer. Kontroller at mottaker er registrert der før du sender.
3. Opprett fakturaen i systemet ditt: Fyll inn alle påkrevde felt som organisasjonsnummer, fakturanummer, betalingsbetingelser og linjedetaljer.
4. Send fakturaen elektronisk: Systemet konverterer fakturaen automatisk til EHF XML-format og sender den via PEPPOL til mottakeren.
5. Bekreftelse og arkivering: Du mottar en bekreftelse på at fakturaen er levert. Arkiver alltid en kopi for regnskapsformål.

Hvilke systemer støtter EHF faktura?

De fleste moderne norske regnskapssystemer støtter EHF fakturering, inkludert Fiken, Tripletex, Visma, PowerOffice Go og 24SevenOffice. Sjekk at leverandøren din har et godkjent PEPPOL-tilgangspunkt og at systemet er oppdatert til gjeldende EHF-versjon.

Fordeler med elektronisk EHF fakturering

Overgangen til EHF faktura gir bedriften din en rekke konkrete fordeler sammenlignet med papirfakturaer og manuell e-postfakturering:

• Automatisk behandling: Mottakeren behandler fakturaen uten manuell inntasting, noe som reduserer behandlingstiden fra dager til timer.
• Færre feil: Strukturert format eliminerer feil fra manuell avskriving av fakturaopplysninger.
• Raskere betaling: Fakturaer som behandles automatisk betales gjennomsnittlig 30 prosent raskere enn papirfakturaer.
• Kostnadsbesparelser: Studier viser at elektronisk fakturering reduserer kostnadene per faktura med opptil 70 prosent sammenlignet med papirfakturaer.
• Full sporbarhet: Du vet alltid når fakturaen er mottatt og behandlet av mottakeren.

Kvitteringer og fakturaer samlet på ett sted

Mange bedrifter og selvstendig næringsdrivende bruker EHF faktura for utgående fakturaer, men glemmer at inngående fakturaer og kvitteringer også må dokumenteres og arkiveres forsvarlig. Digital kvitteringslagring på Mine Kvitteringer gjør det enkelt å holde orden på alle kvitteringer og dokumenter fra kjøp og utlegg.

Med Mine Kvitteringer kan du skanne og lagre kvitteringer automatisk med OCR-teknologi, videresende e-postkvitteringer for automatisk kategorisering, og dele dokumentasjon med samarbeidspartnere eller økonomiavdelingen. Alt samlet på ett sted, søkbart på sekunder.

For selvstendig næringsdrivende og små bedrifter som sender EHF fakturaer og trenger full oversikt over sin økonomi, gir løsninger som Mine Kvitteringer en komplett digital løsning for kvitteringshåndtering som komplementerer fakturaløsningen din perfekt.

Ofte stilte spørsmål om EHF faktura

Hva koster det å sende EHF faktura?

Kostnadene varierer etter hvilken løsning du bruker. De fleste regnskapssystemer inkluderer EHF-funksjonalitet i abonnementet, men noen tar en liten avgift per faktura. Prisene ligger typisk mellom 0 og 5 kroner per faktura, avhengig av leverandør og volum.

Hva er PEPPOL og hva har det med EHF faktura å gjøre?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) er et europeisk nettverk for elektronisk handel. EHF faktura er det norske formatet som sendes via PEPPOL-infrastrukturen. PEPPOL fungerer som et sikkert nettverk der avsendere og mottakere er registrert og verifisert gjennom godkjente tilgangspunkter.

Kan jeg sende EHF faktura til private bedrifter?

Ja. EHF faktura kan sendes til alle virksomheter som er registrert i PEPPOL-nettverket, ikke bare offentlig sektor. Stadig flere private bedrifter registrerer seg for å motta elektroniske fakturaer mer effektivt og kutte egne administrasjonskostnader.

Ta kontroll over hele den digitale dokumenthåndteringen

EHF faktura er et viktig verktøy for effektiv fakturering mot offentlig sektor, og bruken øker raskt i privat næringsliv. Ved å kombinere en god EHF-løsning med digital kvitteringslagring får du full kontroll over bedriftens samlede økonomiske dokumentasjon.

Har du kontroll på alle kvitteringene dine? Med Mine Kvitteringer lagrer du alle kvitteringer digitalt, slipper å lete i flere systemer, og finner alt du trenger på sekunder. Prøv Mine Kvitteringer gratis i dag og ta kontroll over den digitale dokumenthåndteringen din.